Art. 1.Le Comité d'évaluation se réunit au moins deux fois par an. Le président du Comité fixe l'endroit, le jour et l'heure de la réunion. Il fixe également l'ordre du jour. Lorsque sept membres au moins le demandent, le président est tenu de réunir le Comité dans les trente jours et d'inscrire à l'ordre du jour les points mentionnés dans la demande de réunion.
Art. 2.Le président ou, par ordre, son secrétariat convoque les membres du Comité et les suppléants par simple lettre au moins sept jours ouvrables avant la réunion. La convocation mentionne l'ordre du jour et contient, en annexe, les documents de travail relatifs à ceux-ci.
Art. 3.En cas d'urgence, le délai de convocation visé à l'article 2, 1 ^er alinéa, est réduit à au moins 72 heures. Le cas échéant, la convocation ainsi que l'ordre du jour sont communiqués aux membres ainsi qu'aux membres suppléants par fax ou par courriel.
Art. 4.Tout membre empêché d'assister à la réunion invite immédiatement son suppléant à l'y remplacer.
Art. 5.Chaque membre signe la liste de présence lors d'une réunion. Celle-ci est jointe au procès-verbal de la réunion.
Art. 6.La réunion ne peut délibérer sur des points qui ne sont pas mentionnés dans l'ordre du jour, sauf si au moins deux tiers des membres présents approuvent la modification de l'ordre du jour.
Art. 7.Le président ouvre et clôt les réunions. Il conduit les débats et organise les votes si le consensus n'est pas atteint.
Art. 8.Le Comité ne peut délibérer valablement que si au moins la moitié de ses membres prennent part à la réunion. Si cette condition n'est pas remplie, le Comité est reconvoqué endéans les trente jours avec le même ordre du jour. Il statue alors valablement quel que soit le nombre de membres présents. Aucun avis n'est exprimé s'il ne recueille la majorité simple des voix des membres présents.
Art. 9.Lorsqu'un avis ou une proposition émis par le Comité n'a pas recueilli l'unanimité des voix, cet avis ou cette proposition reproduit les différentes opinions indiquant les membres qui les soutiennent.
Art. 10.Le membre du Comité d'évaluation quitte la réunion pendant la délibération du point de l'agenda dans lequel il ou elle a un intérêt personnel.
Art. 11.Le secrétariat assiste le président. Il rédige le procès-verbal de la réunion qui est communiqué aux membres effectifs et suppléants par voie électronique dans le mois qui suit la réunion. Ceux-ci transmettent leurs remarques éventuelles dans les cinq jours ouvrables à l'administration.
Art. 12.A l'ouverture de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est soumis à l'approbation du Comité. Cependant cette procédure ne peut pas retarder l'élaboration des décisions prises lors de la réunion précédente. Les procès-verbaux approuvés sont signés par le président.
Art. 13.Les organisations représentées au Comité sont obligées de signaler au président la révocation éventuelle du mandat de leur représentant. En cas de poste devenu vacant, le président veille à ce qu'un nouveau membre soit désigné.
Art. 14.Les convocations sont communiquées aux membres effectifs et suppléants en français et en néerlandais. Les procès-verbaux des réunions et les autres documents sont communiqués dans la langue de l'auteur.
Art. 15.Les dossiers présentés sont traités de façon confidentielle par tous les membres du Comité d'évaluation.
Art. 16.A coté des tâches fixées par arrêté ministériel, le Comité d'évaluation s'exprime également sur les thèmes prioritaires proposés par l'administration, avant qu'ils ne soient transmis à l'approbation du Ministre.
Art. 17.Le Comité d'évaluation donnera un avis sur les demandes de subside sur base du texte de l'appel, d'un résumé succinct des projets individuels, du rapport préparé par l'administration et de l'avis donné par les experts.
Art. 18.Le Comité d'évaluation désigne un Collège d'experts afin d'évaluer les projets de recherche introduits. Les experts sont choisis sur base de leur expertise technique et scientifique ainsi que de leur indépendance et absence d'intérêt certifiés vis-à-vis des demandeurs de subside. Les experts doivent rester anonymes vis-à-vis des promoteurs. Ils sont tenus à traiter les demandes de subside de façon confidentielle.
Art. 19.L'évaluation des demandes de subside par les experts se fait, en premier lieu, par l'attribution, individuellement et par écrit, d'un score motivé concernant les critères définis par l'administration (niveau scientifique, plan de travail, originalité, faisabilité, pertinence). En deuxième lieu, le Collège d'experts, lors d'une réunion « consensus », émet un avis motivé et unanime sur le classement des projets subsidiables. En cas d'absence d'unanimité entre experts, l'opinion différente est notée dans l'avis.
Art. 20.Le Comité d'évaluation se prononcera, sur base des rapports émis par l'administration, sur l'éventuelle résiliation précoce de projets de recherche.
Art. 21.Le président règle la procédure de tout ce qui n'est pas prévu par le présent règlement.
Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 30 mars 2004.
Le Ministre de la Santé publique, R. DEMOTTE.