Le présent arrêté règle, en partie, des matières visées à l'article 127, § 1 ^er, de la Constitution, en application de l'article 138 de celle-ci.

Pour l'application du présent arrêté, l'on entend par :

1° le Ministre : le Ministre qui a l'Emploi et la Formation dans ses attributions;

2° l'Administration : le Département de l'Emploi et de la Formation professionnelle du Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche;

3° le Forem : l'Office wallon de la formation professionnelle et de l'emploi;

4° l'Inspection : le Département de l'Inspection du Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche;

5° le bénéficiaire : le bénéficiaire de la subvention.

(6° le jour ouvrable : le jour qui n'est ni un samedi, ni un dimanche, ni un jour férié légal. - AGW du 16 septembre 2021, art. 3)

((...)- AGW du 16 septembre 2021, art. 3)

(Le présent arrêté s'applique aux subventions octroyées en vertu :

Le Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche est responsable du traitement au sens de l'article 4, 7), du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement europeéen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des donneées à caracteère personnel et à la libre circulation de ces donneées, et abrogeant la Directive 95/46/CE pour les traitements des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour la mise en oeuvre des dispositions du présent arrêté.

(Sans préjudice des données relatives aux personnes morales, les catégories de données à caractère personnel susceptibles d'être traitées dans la mise en oeuvre du présent arrêté sont :
 

((...)- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 5)

Sans préjudice de la conservation nécessaire pour le traitement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques visé à l'article 89 du Règlement (UE) 2016/679 précité, et conformément à l'article 5.1, e), du Règlement (UE) 2016/679 précité, l'Administration et l'Inspection conservent les données à caractère personnel relatives à une subvention durant une période de dix ans à partir du 1 ^er janvier de l'année qui suit celle de la clôture définitive de l'exercice budgétaire et comptable dont relève la subvention.

La durée de conservation visée à l'alinéa 1 ^er est suspendue en cas d'action judiciaire ou administrative jusqu'à ce que les voies de recours soient éteintes.

Le bénéficiaire :

1° respecte les dispositions du Code de droit économique en matière de comptabilité et, notamment, de l'arrêté royal du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique, notamment en organisant une comptabilité qui est appropriée à la nature et à l'étendue de ses activités et conforme aux dispositions légales particulières qui le concerne;

2° prévoit l'inscription sans retard de l'ensemble de ses opérations, de manière fidèle et complète, par ordre de dates et appuyée par une pièce justificative datée, numérotée et lisible;

3° intègre un système de comptes distincts pour chacune de ses activités dans le cas où il poursuit des activités distinctes;

4° garantit la conservation des pièces comptables pendant une durée conforme aux dispositions légales particulières qui le concerne;

5° respecte la réglementation en matière de marchés publics;

((...)- AGW du 16 septembre 2021, art. 6)

7° respecte les principes de bonne gestion financière, notamment d'économie et de rapport entre coût et efficacité;

8° respecte les réglementations générales et spécifiques qui organisent la subvention ou les subventions dont il bénéficie;

9° garantit l'absence de tout conflit d'intérêt (au sens de l'article 6 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics - AGW du 16 septembre 2021, art. 6) ;

10° garantit l'absence de tout double subventionnement, public ou privé.

(L'alinéa 1 ^er, 1° ne s'applique pas aux personnes morales de droit public. Ces dernières identifient dans leur comptabilité, par une fonction spécifique, les recettes et les dépenses liées à la subvention. - AGW du 16 septembre 2021, art. 6)

(Tout bien financé, en tout ou en partie, par les pouvoirs publics peut faire l'objet d'une donation, d'une vente, d'un bail emphytéotique ou d'une mise à disposition, pendant la durée de son amortissement, uniquement avec l'accord préalable du ministre ou de son délégué, qui peut en définir les limites et conditions.

Toute demande d'accord préalable visée à l'alinéa 3 est introduite au minimum trente jours ouvrables avant l'éventuel donation, vente, bail emphytéotique ou mise à disposition.

Sans décision du ministre ou de son délégué dans les trente jours ouvrables, l'accord est réputé donné.

La charge de la preuve du respect des dispositions des articles 5, 7 et 8, de l'article 9, alinéa 1 ^er et des articles 12, 16, 20 et 21 incombe au bénéficiaire.

Le bénéficiaire est responsable de la mise en oeuvre des procédures permettant de vérifier qu'il respecte les règles visées à l'alinéa 1 ^er.

En cas de contrôle, il appartient au bénéficiaire de démontrer qu'il a mis en oeuvre de telles procédures et qu'il assume le contrôle du respect de ces procédures par ses employés.

(En cas de non-respect d'une ou de plusieurs des dispositions prévues par les articles 5, 8, 12, 16, 20, 21, le ministre ou son délégué peut exiger le remboursement de tout ou partie de la subvention concernée.- AGW du 16 septembre 2021, art 7)

(Par dérogation à l'alinéa 4, en cas de non-respect d'une ou de plusieurs des dispositions prévues par l'article 5, alinéa 1 ^er, 5°, 9°, 10°, le ministre ou son délégué exige le remboursement de tout ou partie de la subvention concernée.

En cas de non-respect d'une ou de plusieurs des dispositions prévues par les articles 7, 9, alinéa 1 ^er, le ministre ou son délégué exige le remboursement de tout ou partie de la subvention concernée. - AGW du 16 septembre 2021, art. 7)

Sont exclusivement admises à charge de la subvention, les dépenses :

1° qui ont un lien direct avec l'action pour laquelle la subvention est octroyée;

2° qui n'excèdent pas les coûts réels engendrés par l'action subventionnée;

3° dont a été déduite toute récupération, en lien avec l'action subventionnée;

4° qui se rapportent à la période couverte par la subvention;

5° qui ont fait ou feront l'objet d'un paiement par le bénéficiaire.

Les dépenses prises en charge dans le cadre de la subvention portent sur des frais :

1° de personnel;

2° de prestations externes;

3° de fonctionnement;

4° d'investissement, au prorata du montant correspondant à la valeur de l'amortissement annuel établi conformément à la législation fiscale, sauf justification acceptée par (le ministre ou son délégué - AGW du 16 septembre 2021, art. 8) d'une durée de vie inférieure.

Pour chacune des catégories visées à l'alinéa 1 ^er, les dépenses éligibles sont décrites de façon limitative au Titre 3 du présent arrêté.

Toute dépense à caractère exceptionnel ne pourra éventuellement être prise en charge que moyennant un accord préalable (du ministre ou de son délégué - AGW du 16 septembre 2021, art. 8). (Est considérée comme dépense exceptionnelle toute dépense qui n'est pas visée au titre 3 pour autant qu'elle respecte les dispositions prévues à l'article 5 et sans préjudice des articles 6, 7, 9 et 10. AGW du 16 septembre 201, art. 8)

Toute demande d'accord préalable en lien avec une dépense est introduite (au minimum trente jours ouvrables - AGW du 16 septembre 2021, art. 8) avant l'engagement de la dépense. Sans décision (du ministre ou de son délégué dans les trente jours ouvrables - AGW du 16 septembre 2021, art. 8), la dépense est réputée approuvée.

Lorsque le bénéficiaire mène plusieurs actions, il détermine pour chacune d'entre elles, selon une méthode de calcul répondant à des critères objectifs et dûment justifiés, le pourcentage d'affectation :

- des frais de personnel;

- de prestations externes;

- des frais de fonctionnement selon leur nature;

- de chaque bien d'investissement.

Les critères objectifs évoqués à l'alinéa 1 ^er peuvent être précisés par le Ministre.

Les clés d'affectation sont transmises par le bénéficiaire en même temps que les documents nécessaires à la liquidation du solde de leur subventionnement.

(L'Inspection vérifie la pertinence des clés d'affectation appliquées à chaque catégorie de dépense et en propose une autre au ministre ou à son délégué qu'elle estime dûment justifiée le cas échéant. - AGW du 16 septembre 2021, art. 9)

(A la demande du bénéficiaire, le ministre ou son délégué approuve, par décision anticipée, les clés d'affectation proposées par le bénéficiaire.

En cas de modification, par le ministre ou son délégué, des clés d'affectation approuvées par décision anticipée, la modification s'applique uniquement pour l'exercice comptable suivant la date de notification de la décision par le ministre ou son délégué.

Par dérogation à l'alinéa 6, les clés d'affectation peuvent être rétroactivement modifiées lorsque la réalité n'est pas conforme aux éléments repris par le bénéficiaire dans le cadre de sa demande de décision anticipée relative aux clés d'affectation. - AGW du 16 septembre 2021, art 9)

Toute dépense doit être justifiée par une pièce.

La pièce doit être lisible entièrement, de sorte qu'apparaissent notamment les éléments suivants :

1° la date;

2° le numéro;

3° les coordonnées du fournisseur ou prestataire;

4° l'objet;

5° le montant.

Lorsqu'une pièce comptable ne comporte pas les mentions suffisantes pour prouver le lien entre la dépense et l'activité subventionnée, elle doit être accompagnée de documents probants complémentaires.

Lorsque des salaires sont présentés à la subvention, la copie du compte individuel annuel incluant les cotisations patronales et émanant d'un secrétariat social vaut comme pièce.

Le bénéficiaire établit et conserve un tableau d'amortissement global pour l'ensemble de ses biens d'investissement liés à la subvention.

Les pièces et leurs numéros comptables font l'objet d'un relevé sous la forme d'un tableau transmis (au ministre ou à son délégué - AGWdu 16 septembre 2021, art. 10) qui respecte, s'il échet, les modalités prévues dans la réglementation spécifique qui organise la subvention.

Afin de permettre le contrôle, l'original de toute pièce justificative probante est conservé et mis à disposition (du ministre ou de son délégué - AGW du 16 septembre 2021, art. 10) et de l'Inspection sur simple demande.

Titre III. - Dépenses éligibles

(Seuls sont éligibles :

1° la rémunération brute du membre du personnel;

2° les cotisations O.N.S.S. patronales découlant de la rémunération brute pouvant être subventionnée conformément aux alinéas 2 et 5;

3° les frais de déplacement domicile-lieu de travail prévus par une norme à portée réglementaire ou par une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise;

4° la quote-part patronale des chèques-repas;

5° les avantages extra-légaux prévus par une norme à portée réglementaire ou par une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise;

6° les indemnités de préavis dans la mesure où le ministre ou son délégué les a préalablement autorisées sur demande motivée du bénéficiaire;

7° les frais de secrétariat social ou de gestionnaire de paie, de médecine du travail, d'assurance-loi et les frais de gestion des chèques-repas;

8° les frais de formation du personnel;

9° les indemnités de télétravail.

Le plafond annuel de la rémunération brute du membre du personnel au sens de l'alinéa 1 ^er, 1°, correspond à la rémunération fixée selon les barèmes de la convention collective de travail concernée, barèmes appliqués dans le respect des conditions de fonction et de qualification prévues, dont le barème mensuel a été multiplié par 13,92.

L'on entend par membre du personnel toute personne liée par un contrat de travail au sens de la loi du 3 juillet 1978 sur le contrat de travail.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, 1°, est admise à charge de la subvention une majoration de vingt-cinq pour cent maximum de la rémunération brute.

Cette majoration de vingt-cinq pour cent peut être affectée à une majoration de la rémunération brute ou à tout autre avantage extra-légal, en ce compris un véhicule de fonction, non prévu par une norme à portée réglementaire ou une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise.

Est exclusivement prise en charge par la subvention, (toute dépense, autre que celles prévues par les articles 11 et 16, effectuée pour le bénéficiaire - AGW du 16 septembre 2021, art. 13) qui remplit les conditions cumulatives suivantes :

1° apporter une réelle plus-value à l'action subventionnée ou au fonctionnement du bénéficiaire ou être indispensable à la mise en oeuvre de l'action;

2° être limitée dans le temps;

3° (comporter un détail de la prestation - AGW du 16 septembre 2021, art. 13).

Le remboursement ou le paiement direct de tout ou partie de salaires de travailleurs mis à disposition du bénéficiaire par leur employeur effectif n'est éligible que s'il s'agit d'un cas autorisé par la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire, et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs.

Les deux types de défraiements admis dans le cadre du volontariat sont les frais réels ou le forfait. Le bénéficiaire choisit l'un de ces types de paiement.

Le remboursement des indemnités forfaitaires ou des frais réels est admissible à concurrence des plafonds fixés par la loi.

((...)- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 15)

Sont uniquement prises en charge dans le cadre de la subvention :

1° les indemnités kilométriques pour des frais de mission justifiés par l'action à concurrence des montants admis par le Service Public Fédéral Finances, revus annuellement au 1 ^er juillet et publiés au Moniteur belge;

2° la prime d'assurance en responsabilité civile administrateur.

(Sont éligibles, à leur coût réel, les frais suivants :

1° les frais de location d'immeubles;

2° dans le cas où le bénéficiaire est propriétaire de ses locaux, les frais d'entretien des locaux, de gaz, d'électricité, d'eau et de chauffage ainsi que le précompte immobilier;

3° les frais de location et de leasing de machines, outillages et autres équipements nécessaires à la réalisation de l'action;

4° les frais d'achat de petits matériels ou équipements, notamment informatiques, en ce inclus les smartphones, dont la valeur unitaire est inférieure à 1.000 euros H.T.V.A.;

5° les frais d'assurance;

6° les frais de carburant, d'entretien et de réparation relatifs aux véhicules;

7° les taxes légalement et effectivement supportées par le bénéficiaire;

8° les frais suivants dus aux stagiaires éligibles bénéficiant de formations subventionnées :

a) les défraiements à concurrence du montant fixé par l'arrêté du Gouvernement wallon du 8 février 2002 relatif à l'octroi de certains avantages aux stagiaires qui reçoivent une formation professionnelle et dans la mesure où ils ne sont pas pris en charge par le Forem;

b) les frais de déplacement dans la mesure où ils ne sont pas pris en charge par le Forem;

c) les autres frais relatifs au stagiaire;

9° les achats de matériel et de matières premières;

10° les frais de vêtements de travail et leur entretien;

11° les frais de missions du personnel, à concurrence des montants prévus par la convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise ou, à défaut, par le Titre II du Livre IV de l'arrêté du Gouvernement wallon du 18 décembre 2003 portant le Code de la Fonction publique wallonne;

12° les frais de fournitures de bureau;

13° les frais postaux;

14° les frais d'imprimés et de publications;

15° les frais de documentation;

16° les frais de connexion internet;

17° les frais d'abonnements de téléphonie fixe et mobile;

18° les cotisations versées à toute fédération;

19° les frais relatifs au site web, aux réseaux numériques et aux publicités;

20° les frais de matériel promotionnel;

21° les frais de réception et de représentation;

22° les frais de gestion de comptes bancaires, en ce compris les frais d'ouverture de compte;

23° les frais de cantine;

24° les frais liés à la vie du personnel, notamment les mises au vert, les repas de fin d'année, les anniversaires, les décès, les retraites, à concurrence d'un montant correspondant à un pour cent maximum du montant de la subvention;

25° les frais de déménagement;

26° les frais d'équipements de protection sanitaire individuelle et collective.

§ 2. Au sens du paragraphe 1 ^er, 1°, l'on entend par frais de location d'immeubles, les frais de location, hormis les impôts, taxes et travaux incombant au bailleur en vertu de l'annexe 7 de l'arrêté du Gouvernement wallon du 28 juin 2018 fixant les modèles-type de baux, d'état des lieux d'entrée, de pacte de colocation ainsi que la liste non limitative des réparations locatives en exécution du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d'habitation et ce, quelles que soient les stipulations du contrat de bail. Ces frais comprennent les frais d'entretien des locaux, de gaz, d'électricité, d'eau et de chauffage lorsqu'ils incombent au locataire.

Les loyers et les charges locatives sont en adéquation avec les prix en vigueur sur le marché eu égard à la situation géographique et à la superficie des biens loués. Seule la partie du loyer correspondant au prix du marché est éligible.

Les loyers ou charges locatives faisant l'objet d'une refacturation de frais internes ou externes sont réputés inéligibles, sauf accord du ministre ou de son délégué.

§ 3. Par dérogation au paragraphe 1 ^er, 21°, les frais de réception et de représentation d'un montant supérieur à 10.000 euros par événement sont éligibles moyennant l'accord préalable du ministre ou de son délégué. - AGW du 16 septembre 2021, art. 16)

((...- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 17)

Lorsque le bénéficiaire est non assujetti à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font T.V.A. comprise.

Lorsque le bénéficiaire est assujetti ordinaire à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font hors T.V.A.

Lorsque le bénéficiaire est assujetti mixte ou partiel à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font T.V.A. comprise, totalement ou partiellement au prorata de la T.V.A. non récupérable sur la dépense réalisée.

Est admis à charge de la subvention, moyennant l'accord préalable (du ministre ou de son délégué et aux conditions qu'il fixe à cette occasion - AGW du 16 septembre 2021, art. 18), le montant des amortissements et les charges financières relatifs aux acquisitions de biens immeubles, aux aménagements de structure intérieure ou extérieure, aux rénovations ou aux réparations nécessaires à l'action subventionnée.

Sont admis à charge de la subvention, au prorata de leur affectation à l'action subventionnée :

1° le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'achat de véhicules de service neufs ou d'occasion;

2° le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'achat de véhicules de fonction neufs ou d'occasion.

Concernant les véhicules de service visés à l'alinéa 1 ^er, 1°, leur utilisation fait l'objet d'un carnet de route reprenant le détail des déplacements ainsi que les missions s'y rapportant. Le kilométrage du véhicule est renseigné au début de chaque année civile. Les véhicules visés ne sont en aucun cas utilisés à des fins privées.

Concernant l'achat de véhicules de fonction visé à l'alinéa 1 ^er, 2°, le bénéficiaire déclare cet avantage de toute nature via la fiche fiscale 281 ou réclame une participation financière de son travailleur dans les frais de véhicule.

L'acquisition de véhicules d'occasion est effectuée à un prix d'achat correspondant à la valeur du marché.

Est également éligible, au prorata de l'affectation à l'action subventionnée, le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'acquisition de biens durables neufs ou d'occasion d'un montant supérieur à 1.000 euros HTVA.

L'acquisition de matériel d'occasion est effectuée à un prix d'achat correspondant à la valeur du marché.

En cas de perte, de vol ou de bris d'un bien ((...)- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 19) non couvert par une assurance ou par un tiers, le solde subsistant de dotation d'amortissement est pris en charge par la subvention. Une déclaration de vol ou de perte est établie et présentée par le bénéficiaire à la demande (du ministre ou de son délégué - AGW du 16 septembre 2021, art. 19) ou de l'Inspection.

(Le bénéfice de l'exercice, dans la mesure où il provient d'activités qui ont été directement subventionnées, est déduit de la subvention.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, le bénéfice de l'exercice, dans la mesure où il provient d'activités qui ont été directement subventionnées, n'est pas déduit de la subvention à concurrence du montant du bénéfice de l'exercice qui a été affecté :

1° à la résorption des pertes reportées;

2° à une réserve pour passif social;

3° à une réserve pour investissements futurs;

4° au bénéfice reporté.

Dans le cas visé à l'alinéa 2, 4°, le montant maximum qui peut être affecté au bénéfice reporté s'élève à 10 % du bénéfice de l'exercice dans la mesure où il provient d'activités qui ont été directement subventionnées. Le bénéfice reporté ainsi constitué doit servir à la résorption d'éventuelles pertes futures.

Pour l'application de l'alinéa 2, le bénéfice de l'exercice est ventilé par activité.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, lorsque le bénéfice qui provient d'activités qui ont été directement subventionnées est supérieur au bénéfice de l'exercice, le montant qui est déduit de la subvention correspond au bénéfice de l'exercice.

Pour l'application des alinéas 1 à 4, l'on entend par :

1° les activités : les activités qui découlent et ne découlent pas de l'octroi de la subvention;

2° les activités qui ont été directement subventionnées : les activités qui découlent directement de l'octroi de la subvention;

3° le bénéfice de l'exercice : le montant positif indiqué soit au code 9904 du modèle abrégé ou complet de comptes annuels pour associations, intitulé « Résultat positif (négatif) de l'exercice », soit au code 13033 du compte général, intitulé « boni de l'exercice en cours » ;

4° le passif social : les frais de licenciement et d'outplacement.

L'alinéa 2 ne s'applique pas à la partie du bénéfice de l'exercice qui provient de l'aliénation d'une immobilisation dont une partie de la valeur a été imputée via des amortissements sur une ou plusieurs subventions.

Les investissements futurs dont il est fait mention à l'alinéa 2, 3°, sont uniquement éligibles à la subvention déduction faite du montant mis en réserve. - AGW du 16 septembre 2021, art. 20)

Le présent arrêté entre en vigueur le (1 ^er janvier 2020 - AGW du 16 septembre 2021, art. 21).

((...- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 21)

Le présent arrêté s'applique aux dépenses encourues à partir du (1 ^er  janvier 2020 - AGW du 16 septembre 2021, art. 22).

Le Ministre de l'Emploi et la Formation est chargé de l'exécution du présent arrêté.