SPW IAS – Projet de courrier et décision – Document inachevé ou incomplet – Communication (non)


En cause :
[…]
Partie requérante,

Contre :             
Région wallonne, SPW IAS,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courriel le 1^er aout 2021 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 3 aout 2021 et reçue le 4 aout 2021 ;
Vu la réponse de la partie adverse du 10 aout 2021 ;
Vu la décision n° 122 du 1^er mars 2021.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande du 7 juin 2021 porte sur l’obtention d’une copie « des deux projets de courrier annexés à la note d’analyse juridique envoyé par le SPW IAS au Ministre des Pouvoirs locaux, Monsieur Christophe Collignon […] ».

2. Les documents sollicités sont, dès lors qu’ils existent et sont en possession de la partie adverse, des documents administratifs au sens de l’article 1^er, alinéa 2, 2°, du décret du 30 mars 1995.

3. En ce qui concerne les modalités d’introduction du recours, la partie requérante a introduit son recours par courriel. Or en principe, le simple courrier électronique n’est pas de nature à conférer une date certaine.

Toutefois, la date du courrier recommandé envoyé à la partie adverse en application de l’article 8bis, alinéa 3, du décret du 30 mars 1995^[1], confère, le cas échéant, date certaine au recours. La Commission attire l’attention sur le risque que prend la partie requérante en termes d’expiration du délai de recours dans un tel cas^[2]. 

4. En l’espèce, le courrier recommandé en application de l’article 8bis, alinéa 3, susmentionné a été envoyé à la partie adverse le 3 aout 2021. Dès lors, il y a lieu de considérer cette date certaine comme celle du présent recours. La demande date du 7 juin 2021 et a été rejetée explicitement par l’entité concernée le 13 juillet 2021. La partie requérante a donc introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours visé à l’article 8bis, alinéa 1^er, premier tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain de la réception du rejet explicite.

Examen du recours

5. La partie adverse soulève l’exception facultative relative à un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet, prévue à l’article 6, §3, 1°, du décret du 30 mars 1995.

La Commission rappelle que cette exception doit réunir deux conditions cumulatives.

Le document doit être inachevé, d’une part, et être source de méprise ou malentendu, d’autre part.

La Commission rappelle que, selon sa jurisprudence, le caractère inachevé et incomplet, engendrant un risque de méprise, peut par exemple se dégager du caractère « non officiel » du document, présenté comme un instrument de travail dont toutes les conséquences ne sont pas dégagées, du caractère partiel des informations en possession de l’autorité ou encore de la présentation formelle du document qui peut être source de méprise^[3].

La partie adverse soulève qu’elle « se borne à préparer des projets de courrier. La compétence d’approuver et de signer ces projets de courrier échoit exclusivement au ministre en charge de la tutelle administrative sur les Pouvoirs locaux. Autrement dit, non seulement [la partie adverse] ne s’approprie jamais le contenu des projets de courrier en question, mais, en outre, ceux-ci sont préparés de façon telle à revêtir une forme susceptible de méprise, puisque le ministre y est directement présenté comme en étant l’auteur et le signataire.

De surcroit, en l’espèce, le risque de méprise est d’autant plus accru que le contenu des courriers effectivement notifiés, par le ministre aux parties à l’issue du recours […] diffère de celui qui était repris dans les projets de courrier ».

À l’instar des projets de délibération, la Commission est d’avis que peuvent être source de méprise les projets de décision et de courrier soumis à la signature d’une autorité, qui sont des documents évolutifs, appelés à être modifiés, le cas échéant, et qui pourraient être source de méprise pour le citoyen, dès lors que des projets de courriers pourraient, dans leur présentation formelle, paraître très proches de la version définitive.

6. Les projets de décision et de courrier, à approuver, constituent des documents inachevés car ceux-ci peuvent être modifiés. La circonstance qu’en l’espèce, les projets de courrier ont été effectivement modifiés et que les courriers définitifs ont été transmis à la requérante ne permet pas d’aboutir à une autre conclusion. Conformément à l’article 6, §3, 1°, du décret du 30 mars 1995, l’entité peut rejeter la demande.