Commune – Consultation – Marchés publics - Demande abusive - Communication

Consultation de la commune de Pepinster

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8 ;

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment l’article L3231-5 ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la demande d’avis du 17 mai 2018 de la Commune de Pepinster ;

Vu l’accusé de réception adressé le 22 mai 2018 au demandeur ;


La Commission rend l’avis suivant :

La présente consultation fait suite à une demande d’avis de la commune de Pepinster qui a reçu
trois demandes d’un citoyen sollicitant la transmission, par courriel, de divers documents relatifs à plusieurs dizaines de marchés publics relevant des années 2014, 2015 et 2016.
Ce citoyen souhaite obtenir pour plus de 50 dossiers :

Sur base d’une première évaluation du nombre de documents à transmettre pour répondre à ce citoyen, cette commune s’interroge sur « le caractère potentiellement abusif de cette demande à portée générale ».
Par courrier du 14 juin 2018 adressé à la Commission suite à la demande de cette dernière dans le cadre de l’instruction de l’avis n° 200, la commune précise qu’elle évalue à 720 le nombre de documents concernés et que, pour le seul service travaux, les 10 plus gros dossiers comportent un minimum de 1750 pages et les autres dossiers entre 200 et 500 pages. La commune avance le chiffre de 27.500 pages à produire par le service travaux auxquelles il faut ajouter celles générées par les autres services (finances, recettes, secrétariat,...).
Une demande abusive est une demande qui nécessite pour y répondre un travail qui mette en péril le bon fonctionnement de la commune. Un simple surcroît de travail ne peut suffire à considérer une demande comme manifestement abusive.
L’article L3231-3 du CDLD prévoit qu’une autorité communale « qui ne peut réserver de suite immédiate à la demande de publicité (…) communique dans un délai de 30 jours de la réception de la demande les motifs de l’ajournement (…). En cas d’ajournement, le délai ne pourra être prolongé de plus de 15 jours ».
Pepinster est une commune de 9.741 habitants disposant, selon les informations disponibles sur le site internet de la commune d’un personnel administratif en relation avec sa taille. Pour déterminer l’ampleur du travail à fournir, il faut certes avoir égard au nombre de documents à transmettre mais également notamment à leur ancienneté et au système de production et de stockage des documents.
Le nombre de documents est important, d’autant plus que les 3 demandes ont été adressées simultanément. Toutefois, dans le cadre des marchés publics, la majorité des documents sollicités sont stockés, à défaut d’avoir en outre été produits, sur support informatique.
Dans cette optique, il apparaît que, sous réserve des exceptions légales pouvant être invoquées, un certain nombre de documents peut être transmis par courriel au demandeur dans le délai de 45 jours prévu par le CDLD.  En toute hypothèse, la commune n’épuise pas sa compétence lorsqu’elle excède ce délai de 45 jours.
La commune est invitée à établir sur base d’une évaluation du temps de travail requis pour préparer les courriels et leurs annexes et sur base des exceptions pouvant être invoquées, un calendrier de travail permettant de déterminer ce qui peut raisonnablement être transmis au demandeur dans un délai raisonnable.