Ville – Documents relatifs à des autorisations – Communication


[…],

Partie requérante,

CONTRE :           

La Ville de Verviers, Place du Marché, 55 à 4800 Verviers,

Partie adverse,


Vu l’article 32 de la Constitution,
Vu l’article 8, § 1^er, du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration (ci-après, le décret du 30 mars 1995),
Vu l’article L3211-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après, le CDLD),
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs,
Vu le recours introduit par courriel le 26 avril 2026,
Vu la demande d’informations adressée à la partie adverse le 29 avril 2026 et reçue le 30 avril 2026,
Vu la réponse de la partie adverse du 27 mai 2026,
Vu la note d’observations de la partie adverse, transmise à la partie requérante le 2 juin 2026,
Entendu Lionel Renders, président suppléant, en son rapport.

   
« - L’ensemble des demandes et des autorisations écrites et motivées relatives à l’organisation de concerts amplifiés par le gérant de […] depuis la reprise de l’établissement par Monsieur [S.], y compris celles couvrant la période allant jusqu’au mois de juin 2026 (en vertu, notamment, du RZP, de l’arrêté royal fixant les normes acoustiques du 24 février 1977 et de la nouvelle loi communale du 24 juin 1988) ;
-     Les demandes et autorisations en bonne et due forme relatives à l’installation de la terrasse (en vertu, notamment, de l’ordonnance de police relative à l’installation et à l’exploitation des terrasses sur domaine public du 21 février 2022 et de la nouvelle loi communale du 24 juin 1988), ainsi que les éventuelles dérogations accordées quant au respect des normes d’occupation de l’espace public ».

Par un courriel du 30 mars 2026, la partie adverse indique à la partie requérante la liste des évènements autorisés pour le 1^er semestre 2026 et précise que, « sur base du tableau de tri établi par les Archives générales du Royaume, nomenclature V.10.1.13, nous ne sommes pas tenus de conserver les dossiers relatifs aux demandes d’autorisations temporaires au-delà de la date de l’évènement (dès lors qu’il ne s’agit pas de gros concerts en voie publique avec plan d’implantation, mesures de sécurités, etc.) ». Elle ajoute qu’elle n’a « pas encore reçu de demande d’autorisation concernant la terrasse ».

Par un courriel du même jour, la partie requérante sollicite une copie des documents suivants :

« - L’ensemble des autorisations dûment motivées délivrées pour l’organisation de concerts et d’événements musicaux à son amplifié au sein de l’établissement, relative à la présence d’un DJ résident ou à la tenue d’événements musicaux à son amplifié, pour la période courant depuis le 15 mars 2025, date à laquelle les nuisances sonores ont été objectivées par un officier de police judiciaire de la Région wallonne et par la présence d’un agent assermenté (inp. [P.]). Les décisions du Bourgmestre relatives à ces activités et surtout leurs motivations (étant donné les innombrables problèmes que ces activités posent et depuis longtemps) ;
-     les éventuelles conditions d’exploitation imposées (horaires, niveaux sonores, etc.) ;
-     tout rapport administratif en lien avec ces événements
-     tout rapport officiel relatif à la sécurité et à l’ordre public établi par les services compétents (notamment les services d’incendie, de police, d'urbanisme, etc...), en précisant l’identité et la fonction des personnes intervenantes, ainsi que la confirmation qu’ils ont été informés du changement d’exploitation et du type d’affectation régulière de l’établissement […].

Ces documents doivent notamment contenir : la capacité maximale autorisée (nombre de personnes au m²), les modalités de contrôle d’accès, les dispositifs de gardiennage, le nombre et la conformité des issues de secours, les installations sanitaires, les fumoirs, ainsi que toute autre exigence ou condition de sécurité requise pour l’organisation de concerts et d’événements de cette ampleur (notamment de type tournée européenne).

(…)

-     préciser la base légale exacte ayant permis la destruction de ces documents ;
-     communiquer la décision formelle autorisant cette destruction ;
-     indiquer les délais de conservation applicables à ce type d’actes ;
-     confirmer, le cas échéant, que ces documents n’existent plus, sous votre responsabilité.

Mais également :
-     me fournir les motivations des autorisations que Monsieur le Bourgmestre a données au gérant pour faire ses prochains concerts (jusqu’au mois de juin 2026, quasiment autorisations à l’année et soirées organisées trois week-ends en mars 2026 !!!) ;
-     me fournir les autorisations motivées pour l’installation de la terrasse de l’établissement sur le trottoir public qui sont "reconductibles tacitement tous les ans" depuis qu’il met une terrasse (donc depuis plusieurs années). J’avais déjà signalé le problème concernant la non-conformité de la terrasse à partir du 4 avril 2025 ;
-     me fournir les autorisations que vous délivrerez pour l’année en cours, ainsi que toute dérogation éventuelle, relatives à l’occupation de la terrasse sur le domaine public, en particulier en ce qui concerne le respect du passage libre d’au moins 1,50 mètre devant rester en permanence dégagé ».

Par un courriel du 5 avril 2026, la partie requérante ajoute à sa demande :

« -    la décision formelle ayant autorisé le report de cet événement du 5 au 4 avril 2026 ;
-     la motivation précise de cette décision, en dépit de l’objectivation d’infractions répétées à l’ordre public dûment constatées ;
-     la date à laquelle cette modification a été sollicitée et accordée ;
-     ainsi que tout document administratif y relatif ».

Par un courriel du 9 avril 2026, la partie adverse renvoie la partie requérante à son courriel du 30 mars 2026 comprenant les informations relatives aux autorisations.
 
« Par la présente, je réitère réclamer l’ensemble des documents visés dans mes différents courriels, et en particulier l’intégralité des autorisations, décisions, motivations, dérogations, rapports, avis et documents administratifs sollicités concernant :

•    les événements et concerts autorisés au sein de […] ;
•    les décisions modificatives de dates ou autorisations complémentaires intervenues ;
•    les autorisations et éventuelles dérogations relatives à l’installation de la terrasse sur le domaine public ;
•    ainsi que les éventuels avis ou rapports des services compétents (ordre public, sécurité, prévention incendie, acoustique, ...) ayant accompagné ces autorisations.

Je précise expressément que ma demande vise également et particulièrement, les documents antérieurs à ma mise en demeure, ces activités et cette occupation du domaine public perdurant depuis plusieurs années, et non les seuls actes éventuellement postérieurs à celle-ci ».
       
« Le recours devant la Commission peut être introduit par tout demandeur n'ayant pas obtenu satisfaction auprès de l'entité compétente par requête adressée au secrétariat de la Commission par lettre recommandée ou par tout autre moyen conférant date certaine à l'envoi et à la délivrance de cet envoi dans un délai de trente jours, qui en fonction du cas prend effet :
   - le lendemain de la réception de la décision de rejet ;
   - le lendemain de l'expiration du délai visé à l'article 6, § 5, ou à l'article 7, alinéa 2 ».
 
Par son courriel du 9 avril 2026, la partie adverse précise ce qui suit :
« Toutes les informations relatives aux autorisations données à […] ont été communiquées dans notre mail du 30 mars dernier, que j’annexe pour mémoire.
En ce qui concerne le concert du 4 avril 2026, il ne s’agit pas d’un changement de date mais d’une erreur de M. [S.] qui avait initialement bien demandé une autorisation pour la soirée du 4 avril 2026 ».
Cette communication peut être raisonnablement qualifiée de décision de rejet au sens de l’article 8bis, alinéa 1^er, du décret du 30 mars 1995.
La partie requérante a introduit son recours auprès de la Commission le 26 avril 2026, soit dans le délai de 30 jours prévu à l’article 8bis, alinéa 1^er, second tiret, du même décret.

Dès lors, le recours est recevable.
   
Dans le cadre de ses prérogatives de réformation, la Commission est elle-même compétente pour apprécier dans quelle mesure il y a lieu de faire droit à la demande d'accès au document administratif, en procédant, le cas échéant, à la mise en balance requise entre l’intérêt de la publicité des documents administratifs et l’intérêt protégé par le motif d’exception invoqué.
 
Néanmoins, la partie adverse a, rapidement après l’expiration du délai susvisé, communiqué à la Commission des informations dont il y a lieu, pour des raisons de bonne administration, de tenir compte dans le cadre de l’examen du présent recours.
 
« En termes de conservation des données, la Ville de Verviers se base sur le tableau de tri établi par les Archives générales du Royaume, nomenclature V.10.1.13, qui stipule que la Ville n’est pas tenue de conserver les dossiers relatifs aux demandes d’autorisations temporaires au-delà de la date de l’événement.

La Ville de Verviers n’est pas en mesure de communiquer les déclarations ou demandes d’autorisation, temporaires dont elle n’a pas gardé copie, dans le respect de ses obligations en matière de conservation des données ».
Aucun élément n'est de nature à remettre en cause les affirmations de la partie adverse, de sorte que le recours est sans objet concernant la demande de communication de documents administratifs portant sur des autorisations passées qui n’auraient pas été conservés par l’administration communale.

Pour les éventuels documents relatifs à des autorisations accordées à […] antérieures au 5 avril 2026, jour de la consolidation de la demande de publicité, dont disposeraient encore la partie adverse et qui n’auraient pas encore été communiqués à la partie requérante, la partie adverse ne soulève aucune exception à la transparence administrative. Dès lors que la Commission n’a pas pu consulter ces éventuels documents – sauf le rapport de la zone de secours du 13 mai 2025 –, ils doivent être communiqués, moyennant le respect des exceptions prévues à l'article 6 du décret du 30 mars 1995.
La partie adverse ne se prévaut d’aucune exception à la transparence administrative et la Commission ne perçoit pas laquelle pourrait être valablement invoquée pour refuser la communication de ces documents.

Partant, le recours est fondé sur ce point.



Par ces motifs, la Commission décide :

Le recours est fondé. La partie adverse communique à la partie requérante les documents relatifs à l’installation de la terrasse et ce, dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la présente décision.

Pour le reste, la partie adverse communique à la partie requérante les documents relatifs à des autorisations accordées à […] antérieures au 5 avril 2026, pour autant qu’ils existent et moyennant le respect des exceptions prévues à l’article 6 du décret du 30 mars 1995 et ce, dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la présente décision.