17 juli 2026 - Décision n° 643 : Ville – Procès-verbal – Décision – Courriel – Document inachevé ou incomplet (non) – Recours sans objet – Communication partielle
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    Ville – Procès-verbal – Décision – Courriel – Document inachevé ou incomplet (non) – Recours sans objet – Communication partielle


    […],

    Partie requérante,

    CONTRE :           

    La Ville de Namur, Hôtel de Ville, 5000 Namur,

    Partie adverse,


    Vu l’article 32 de la Constitution,
    Vu l’article 8, § 1er, du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration (ci-après, le décret du 30 mars 1995),
    Vu l’article L3211-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après, le CDLD),
    Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs,
    Vu le recours introduit par courriel et courrier recommandé le 15 mai 2026,
    Vu la demande d’informations adressée à la partie adverse le 20 mai 2026 et reçue le 22 mai 2026,
    Vu la réponse de la partie adverse du 4 juin 2026,
    Entendu Pierre-Yves MÉLOTTE, membre suppléant, en son rapport.

     
    I. Objet
     
    1. Tant la demande que le recours portent sur la communication d’une copie des documents suivants :

    « Le procès-verbal de la délibération ou la décision adoptée par le Collège communal lors de sa séance du 21 janvier 2025 (ou de toute autre séance antérieure ou postérieure), portant sur l’engagement d’un montant de 38.490 euros pour la promotion culturelle et touristique de la Ville de Namur au titre de l’opération "Best European Destination 2025", telle que visée et confirmée dans le courriel du 22 janvier 2025 adressé par Madame S. V., Directrice de Cabinet du Bourgmestre, à Monsieur M. L., aux termes duquel il était indiqué :

    "Lors de sa séance d’hier, le Collège a marqué son accord pour engager le montant de 38.490 € pour la promotion culturelle et touristique de Namur au titre de Best European Destination".

    A titre subsidiaire, et dans l’hypothèse où la décision précitée figurerait dans un document distinct du procès-verbal de séance, je sollicite la communication de tout document administratif en votre possession relatif à cet engagement, incluant notamment tout ordre du jour, toute note de synthèse ou rapport préparatoire, toute fiche budgétaire ou délibération afférente à cet objet ».
     

    II. Compétence de la Commission
     
    2. La Commission est compétente pour connaître du recours.
     

    III. Recevabilité du recours
     
    3. L’article 8bis, alinéa 1er, du décret du 30 mars 1995 dispose comme il suit :

    « Le recours devant la Commission peut être introduit par tout demandeur n'ayant pas obtenu satisfaction auprès de l'entité compétente par requête adressée au secrétariat de la Commission par lettre recommandée ou par tout autre moyen conférant date certaine à l'envoi et à la délivrance de cet envoi dans un délai de trente jours, qui en fonction du cas prend     effet :
       - le lendemain de la réception de la décision de rejet ;
       - le lendemain de l'expiration du délai visé à l'article 6, § 5, ou à l'article 7, alinéa 2 ».
     
    4. La demande initiale de publicité administrative a été adressée à la partie adverse le 11 mai 2026.

    La partie adverse a explicitement rejeté la demande le 15 mai 2026.

    La partie requérante a introduit son recours auprès de la Commission le 15 mai 2026, soit dans le délai de 30 jours prévu à l’article 8bis, alinéa 1er, premier tiret, du décret du 30 mars 1995.

    Dès lors, le recours est recevable.
     

    IV. Examen au fond
     
    5. La Commission rappelle que tous les documents administratifs sont en principe publics. C'est le principe consacré à l'article 32 de la Constitution. Une entité ne peut refuser la publicité que dans la mesure où elle peut se fonder sur l'un des motifs d'exception visés par les législations applicables et motiver sa décision de manière concrète et suffisante. Dans la mesure où ce n'est pas le cas, l’entité est tenue d’assurer la publicité des documents administratifs.

    Dans le cadre de ses prérogatives de réformation, la Commission est elle-même compétente pour apprécier dans quelle mesure il y a lieu de faire droit à la demande d'accès au document administratif, en procédant, le cas échéant, à la mise en balance requise entre l’intérêt de la publicité des documents administratifs et l’intérêt protégé par le motif d’exception invoqué.
     
    6. En l’espèce, la partie adverse soutient que les documents sollicités n’existent pas. Elle précise qu’« aucun contrat n’a été signé » et qu’« aucune modalité n’a été précisée ».

    À cet égard, elle distingue, d’une part, les projets de délibérations inscrits à l’ordre du jour du collège communal, lesquels sont soumis à celui-ci en vue de l’adoption d’une décision formelle, et d’autre part, des « points divers », qui sont simplement examinés en séance afin de permettre au collège de donner une orientation ou un accord de principe sur un projet appelé, le cas échéant, à faire ultérieurement l’objet d’une décision formelle de l’autorité communale.

    La partie adverse indique que la question relative à l’engagement d’une dépense destinée à la promotion culturelle et touristique de Namur n’était pas inscrite à l’ordre du jour de la séance du collège communal du 21 janvier 2025. Elle précise également que, s’agissant des « points divers », aucune délibération n’a été adoptée sur cet objet, lequel ne figure par ailleurs pas au procès-verbal de la séance.

    Elle expose toutefois que le collège a marqué un accord de principe visant à prévoir les crédits nécessaires lors des arbitrages relatifs à la prochaine modification budgétaire, afin de permettre la participation de la Ville à l’opération EBD 2025. Selon la partie adverse, il ne s’agissait pas d’une décision formelle de l’autorité communale, mais d’un accord préalable permettant à l’administration d’entreprendre les démarches administratives nécessaires.

    7. En annexe à sa note d’observations, la partie adverse a transmis cinq documents :
     
    • l’ordre du jour de la séance du 21 janvier 2025 du collège communal ;
    • un document intitulé « Collège communal du mardi 21 janvier 2025 – Points divers abordés en séance » ;
    • un courriel du Directeur général adjoint au Service « Budget » ;
    • un courriel du Bourgmestre à sa directrice de cabinet ;
    • un courriel de la directrice de cabinet du Bourgmestre à la partie requérante.
    Il convient de les examiner.

    8. Quant à l’ordre du jour de la séance du 21 janvier 2025 du collège communal, ce document ne contient aucun point « portant sur l'engagement d'un montant de 3490 euros pour la promotion culturelle et touristique de la Ville de Namur au titre de l'opération ‘Best European Destination 2025’ ».

    Etant étranger à l’objet de la demande, il ne doit pas être communiqué.

    9. Quant au document intitulé « Collège communal du mardi 21 janvier 2025 – Points divers abordés en séance », ce document contient un point intitulé « ‘1. Promotion culturelle et touristique de Namur’ (M. le Bourgmestre) ».

    La partie adverse soutient que ce document « ne concerne pas l’engagement de dépenses invoqué mais l’opportunité pour la Ville de s’inscrire dans l’opération d’EBD 2025 » et qu’il « peut être source de méprise dès lors qu’il s’agit d’un document incomplet et informel ».

    L’article 6, § 3, 1°, du décret du 30 mars 1995 dispose comme suit :

    « L’entité peut rejeter une demande de consultation, d’explication ou de communication sous forme de copie d’un document administratif, dans la mesure où la demande :

    1° concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet ».

    La Commission rappelle que cette exception doit réunir deux conditions cumulatives : le document doit être inachevé ou incomplet, d’une part, et être source de méprise, d’autre part.

    La Commission rappelle également que, selon sa jurisprudence, le caractère inachevé et incomplet, engendrant un risque de méprise, peut par exemple se dégager du caractère « non officiel » du document, présenté comme un instrument de travail dont toutes les conséquences ne sont pas dégagées, du caractère partiel des informations en possession de l’autorité ou encore de la présentation formelle du document qui peut être source de méprise[1].

    En l’espèce, le document n’est pas source de méprise dans la mesure où son intitulé permet de comprendre qu’il ne s’agit que de points divers abordés en séance du collège communal mais qui n’ont pas nécessairement débouché sur une décision ferme et définitive. De surcroît, il n’est pas inachevé ou incomplet puisqu’il ne s’agit pas d’une version provisoire d’un document destiné à évoluer jusqu’à sa version finale.

    Il s’ensuit que l’exception invoquée par la partie adverse pour refuser la communication de ce document n’est pas fondée.

    La Commission n’aperçoit pas quelle autre exception à la publicité de l’administration pourrait être retenue.

    Il en résulte que ce document doit être communiqué.
     
    10. Quant aux courriels du directeur général adjoint au service « Budget » et du Bourgmestre à sa directrice de cabinet, la partie adverse expose que ces courriels n’ont pas été communiqués à la partie requérante dès lors :
     
    « Qu’il s’agit d’échanges internes entre les services et les cabinets de la Ville de Namur ; qu’à ce titre, ils peuvent être source de méprise dans la compréhension de [la partie requérante] ;
    Qu’il ne s’agit pas d’une décision formelle de l’autorité ou de tout autre document se rapportant à cette décision d’engagement ;
    Qu’en tout état de cause, la demande de prévoir les crédits en MB 1 n’emporte pas le vote et l’approbation de ces crédits par le Collège et le Conseil dès lors qu’ils doivent encore faire l’objet d’un arbitrage ».

    Contrairement à ce que la partie adverse soutient, ces courriels ne sont pas source de méprise dès lors que leur lecture à la lumière du courriel envoyé à la partie requérante lui permet d’en saisir la portée. De surcroît, ces courriels ne sont ni inachevés ni incomplets, dès lors qu’ils ont été envoyés et qu’ils ne sont donc plus à l’état de brouillon.

    Il s’ensuit que l’exception invoquée par la partie adverse pour refuser la communication de ce document n’est pas fondée.

    La Commission n’aperçoit pas quelle autre exception à la publicité de l’administration pourrait être retenue.

    Il en résulte que ces courriels doivent être communiqués.

    11. Quant au courriel de la directrice de cabinet du Bourgmestre à la partie requérante, ce document a été transmis à celle-ci, de sorte que le recours est sans objet à cet égard.



    Par ces motifs, la Commission décide :

    Le recours est partiellement recevable et fondé.
    La partie adverse communique à la partie requérante les documents suivants :
    le document intitulé « Collège communal du mardi 21 janvier 2025 – Points divers abordés en séance » ;
    le courriel du directeur général adjoint au service « Budget » ;
    le courriel du Bourgmestre à sa directrice de cabinet ;
    et ce dans un délai de 30 jours à compter de la notification de la présente décision.



    [1] Voy., notamment, les décisions n° 90 du 12 octobre 2020, n° 125 du 1er mars 2021, n° 131 et 132 du 12 avril 2021 et n° 151 du 3 mai 2021 de la CADA wallonne.