Commune – Extrait de registre aux délibérations du Collège communal – Copie certifiée conforme – Document inexistants – Recours sans objet


En cause :          
[…],
Partie requérante,

Contre :             
La Ville d’Ottignies-Louvain-La-Neuve,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après : le CDLD), les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courrier recommandé le 30 juin 2020 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 3 juillet 2020 et reçue le 6 juillet 2020 ;
Vu la réponse de la partie adverse du 17 juillet 2020.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande du 14 mai 2020 porte sur l’obtention d’une copie de :

«- L’intégralité de l’extrait de registre aux délibérations du Collège Communal ayant traité le PV dressé en juillet 1979 par un policier, nommé dans le recours, lorsqu’il a constaté la pose des clôtures de ma propriété, implantées comme à ce jour ;
- Le document sur lequel figure la « remarque de Monsieur l’Échevin Sablon » que votre « pièce » mentionne ;
- Le(s) document(s) par le(s)quel(s) le Collège a exécuté sa décision de « signaler aux plaignants que cette affaire est du ressort du tribunal de police ».

2. Les documents sollicités sont, pour autant qu’ils existent et soient en possession de la partie adverse, des documents administratifs au sens de l’article L3211-3 du CDLD.

3. La demande date du 14 mai 2020 et a été rejetée implicitement par l’entité concernée le 15 juin 2020^[1]. Le recours a été introduit le 30 juin 2020. Dès lors, la partie requérante a introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours visé à l’article 8bis, alinéa 1^er, second tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain du rejet implicite.

Examen du recours

4. Dans sa réponse, la partie adverse indique à la Commission que l’extrait sollicité du registre des délibérations du Collège communal en date du 31 juillet 1979, a été intégralement transmis, par copie certifiée conforme datée du 15 octobre 2018, à la partie requérante.

5. La partie requérante doute de la complétude de l’extrait qui lui a été remis en avançant plusieurs critiques à son égard. La partie adverse a répondu à toutes ces critiques, comme suit :

«- Le fait que l’extrait sollicité ne porte pas d’en-tête permettant d’identifier qu’il provient du Collège et l’absence des noms des personnes présentes en séance se justifie par le fait que la forme des délibérations en 1979 était différente de celle d’aujourd’hui. En effet, l’en-tête du Collège figure sur la première page du registre et le point dont question figure à une autre page. Seul l’extrait concernant la partie requérante a été transmis, le reste de la page concernant des dossiers différents.
- Le fait que l’extrait ne mentionne pas le numéro du point d’ordre du jour auquel il se réfère est justifié par le fait qu’à l’époque les points n’étaient pas systématiquement numérotés ;
- Le fait que les circonstances qui ont amené le Collège à délibérer sur ce point et les considérants qui ont amené le Collège à prendre décision n’ont pas été exposé, est justifié par le huis clos des délibérations. En effet, les discussions ne sont dans ce cas pas retranscrites dans leur intégralité. La partie adverse suppose que la remarque de l’échevin Sablon qui y est mentionnée était orale. Aucun document n'a été joint à la délibération et rien n’a été acté de plus que ce qui figure dans l’extrait ».

6. En toute hypothèse, le document déjà transmis à la partie requérante a été certifié conforme par le bourgmestre de la partie adverse, conférant à cette conformité la valeur d’un acte authentique^[2]. La demande de communiquer “l’intégralité” de l’extrait du document est donc sans objet.

Bien que cela dépasse l’objet de la demande, la partie adverse indique néanmoins accepter de communiquer la page d’en-tête et la liste des personnes présentes lors de la réunion du Collège de juillet 1979.

7. Le deuxième document sollicité sur lequel figure la remarque de l’échevin n’existe pas. La partie adverse n’est donc pas en mesure de fournir ce document.

8. Concernant le troisième document sollicité, à savoir le document par lequel le Collège communal aurait exécuté sa décision, la partie adverse n’a conservé aucune trace d’un tel document dans ses archives. La partie adverse précise qu’il n’était pas rare à l’époque que des retours de Collège soient fait oralement, lors de rendez-vous ou d’appels téléphoniques.

9. Il résulte donc de l’instruction du dossier que le premier document sollicité a été communiqué et que les deuxième et troisième documents sollicités n'existent pas, de sorte que ces derniers ne constituent pas un document administratif au sens de l’article L3211-3 du CDLD.