Commune – Note de synthèse explicative – Document inachevé ou incomplet – Vie privée – Communication partielle – Demande d'explications (non)


En cause :          
[…],
Partie requérante,

Contre :             
La Commune de Waterloo,
Partie adverse,


Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration (ci-après : le décret du 30 mars 1995), tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après : le CDLD), les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par la partie requérante le 10 août 2021 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 13 août 2021 et reçue le 16 août 2021 ;
Vu la réponse de la partie adverse du 30 aout 2021.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande de publicité porte sur :

- l’obtention d’une « copie de la note explicative relative au conseil communal du 31 mai 2021 » ;
- l’indication des « points qui ont été modifiés par le conseil communal du 31 mai 2021 ».

2. En ce qui concerne les modalités d’introduction du recours, la partie requérante a introduit son recours par courriel. Or, en principe, le simple courrier électronique n’est pas de nature à conférer une date certaine.

Toutefois, la date du courrier recommandé envoyé à la partie adverse en application de l’article 8bis, alinéa 3, du décret du 30 mars 1995^[1], confère, le cas échéant, date certaine au recours.

La Commission attire l’attention sur le risque que prend la partie requérante en termes d’expiration du délai de recours dans un tel cas^[2]. 

En l’espèce, le courrier recommandé en application de l’article 8bis, alinéa 3, susmentionné a été envoyé à la partie adverse le 13 aout 2021. Dès lors, il y a lieu de considérer cette date certaine comme celle du présent recours.

La demande date du 15 juillet 2021 et a été rejetée explicitement par l’entité concernée le 2 aout 2021.

La partie requérante a donc introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours visé à l’article 8bis, alinéa 1^er, premier tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain du rejet explicite.

Examen du recours

3. Les documents sollicités, dès lors qu’ils existent et sont en possession de la partie adverse, sont des documents administratifs au sens de l’article L3211-3 du CDLD, lequel, pour rappel, définit cette notion comme « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ».

4. En ce qui concerne la demande relative à la note explicative relative au conseil communal du 31 mai 2021, la partie adverse invoque à titre principal l’exception facultative prévue à l’article L3231-3 du CDLD concernant « un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet ».

Elle se réfère à cet égard à la jurisprudence de la Commission relative aux projets de délibération du conseil communal^[3].

La demande ne porte toutefois pas sur un projet de délibération mais sur une note explicative reprenant le résumé des points à l’ordre du jour du conseil communal, ce qui correspond au contenu de la note de synthèse explicative visée à l’article L1122-13 du CDLD, qui ne requiert pas que ce document soit signé.

La Commission estime que la note de synthèse explicative, partie intégrante de la convocation adressée à chaque conseiller communal est un document achevé et complet. Elle ne sera pas modifiée ultérieurement même si le conseil décide en séance de retirer ou ajouter un point à l’ordre du jour ou de ne pas suivre une proposition de délibération.

En conséquence, l’exception invoquée ne s’applique pas.

5. La partie adverse indique, dans sa note d’observation, que « Les points 28 et suivants évoqués dans le ‘résumé’ dont l’accès a été refusé à [la partie requérante] concernent, en toute hypothèse, des points qui devaient être débattus à huis clos, dès lors qu’ils concernent des questions de personne et touchent à la vie privée de membres du personnel de la commune, enseignant, ouvrier et de police. ».

6. La note de synthèse explicative que la partie adverse qualifie de « Résumé des points du Conseil communal du 31 mai 2021 » doit être transmise à la partie requérante sous réserve du retrait des informations dont la communication porte atteinte à la vie privée, dont notamment le nom de la personne prenant sa pension à une date déterminée (point 40).

7. En ce qui concerne la demande relative à l’indication des points qui ont été modifiés par le conseil communal du 31 mai 2021, l’article L3231-1 du CDLD définit le droit de consulter un document administratif et d’en recevoir copie comme la possibilité de « (…) prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie ».

8. La partie requérante demande des informations qui, par définition, ne se trouvent pas dans la note de synthèse explicative. Il s’agit donc, aux yeux de la Commission, non pas d’une demande d’explication mais d’une demande d’information complémentaire. Cette information correspond au relevé des points pour lequel le conseil communal n’a pas suivi la proposition exposée dans la note de synthèse. Si un tel document existe, il doit être transmis. Si un tel relevé n’existe pas comme tel, il ne doit pas être constitué pour répondre à la demande de la partie requérante. La commune restant, bien entendu, libre de compléter la note de synthèse explicative d’une mention indiquant les points qui ont été modifiés par le conseil communal.