Dossier disciplinaire - document à caractère personnel - exception à la communication - protection de la vie privée - rejet de la demande


Consultation de la Ville de Wavre


Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, §3 ;

Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;

Vu la demande de la Ville de Wavre introduite le 3 juin 2013 et formulée à l’endroit d’une demande d’information émanant de parents dont l’enfant est à la crèche communale à propos du contenu d’un dossier d’un membre du personnel de la crèche ;

Vu l’accusé de réception de la demande d’avis en date du 3 juin 2013 ;

Attendu que, dans son courrier, la Ville de Wavre expose qu’elle est saisie d’une demande de parents tendant à obtenir des précisions quant aux reproches faits à l’agent et la sanction disciplinaire lui infligée ;

Considérant que la Ville expose avoir informé les parents des dysfonctionnements constatés ;

 Attendu que la Ville de Wavre s’interroge sur la légalité de la communication d’éléments ayant trait à un dossier d’un agent au regard des règles qui gouvernent la publicité des actes administratifs et en l’occurrence les articles L3211-3, 3°, L 3231-1 et L3231-3 du Code de la démocratie locale et la décentralisation ;

Considérant que le droit de recevoir communication sous forme de copie d’un document administratif est reconnu par l’article L3231-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

Considérant que, selon l’article L3231-1 susvisé, le droit de consulter un document administratif d’une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par le présent livre, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie.  Pour les documents à caractère personnel, le demandeur doit justifier d’un intérêt ;

Considérant qu’en l’espèce, le document demandé est un document à caractère personnel ;

Considérant en effet que le dossier disciplinaire d’un agent  communal tenu par l’administration communale dans le cadre d‘une relation de travail est un document à caractère personnel au sens de l’article L3211-3, c’est-à-dire « un document administratif comportant ou pouvant comporter une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d’un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne » ;

Considérant que la communication d’un document à caractère personnel est soumise à la condition de l’existence d’un intérêt dans le chef du demandeur ;

Considérant qu’il appartient à la Ville de Wavre d’apprécier cet intérêt ;

Considérant qu’une demande de communication peut être rejetée pour divers motifs ;

Considérant qu’outre les exceptions prévues par l’article L3231-3, 1°, 2°, 3° et 4°, il convient de prendre en compte les autres exceptions établies par la loi ou le décret conformément à l’article L3231-3, alinéa 1^er ;

Considérant que l’article 1^er, § 1° de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, définit les données à caractère personnel comme étant « toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable » ;

Considérant que l’article 1^er, §2 de la même loi considère que « la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition » est un traitement ;

 Considérant que, conformément à l’article 2 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, « lors du traitement de données à caractère personnel la concernant, toute personne physique a droit à la protection de ses libertés et droits fondamentaux, notamment à la protection de la vie privée » ;

Considérant en outre que l’article 8, § 1^er de ladite loi stipule que « le traitement des données à caractère personnel relatives à des litiges soumis aux cours et tribunaux ainsi qu’aux juridictions administratives, à des suspicions, des poursuites ou des condamnations ayant trait à des infractions, ou à des sanctions administratives ou des mesures de sûreté est interdit » ;

Considérant qu’il appartient à la Ville de Wavre d’apprécier si les faits constatés ou la sanction infligée sont visés par l’article 8, § 1^er précité ;

Considérant que la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration est applicable aux « autorités administratives non-fédérales », à savoir « celles qui font partie des autres niveaux administratifs - les Communautés, les Régions, les provinces et les communes (…), les organes communaux et provinciaux, les intercommunales, les C.P.A.S., les polders et wateringues, les fabriques d’église, etc. » (Doc.parl., Chambre, sess. 1992-1993, n° 1112/1, p. 9 - souligné par la Commission) ;

Par conséquent, la Ville de Wavre est soumise à l’exception visée à l’article 6, § 2, 1° de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration « dans la mesure où, pour des motifs relevant des compétences fédérales, la présente loi interdit ou limite la publicité de documents administratifs » ; que, selon cet article, l’autorité administrative non fédérale rejette la demande de communication si la publication du document administratif porte atteinte à la vie privée, sauf si la personne concernée a préalablement donné son accord par écrit ;

Attendu qu’en vue de la protection des droits fondamentaux et de la vie privée de l’agent lié à la Ville de Wavre par un contrat de travail, la Ville de Wavre est tenue de rejeter la communication des éléments du dossier personnel de l’agent sauf si ce dernier a préalablement donné son accord par écrit ;

La Commission rend l’avis suivant :

La Commission estime qu’en vue de la protection des droits fondamentaux et de la vie privée de l’agent, lié à la Ville de Wavre par un contrat de travail, la Ville de Wavre est tenue de rejeter la communication des éléments du dossier personnel de l’agent concernant lesdits faits et la sanction qui a été infligée.