Commune – Documents soumis au conseil communal – Vie privée – Document à caractère personnel – R.G.P.D. (non) – Communication d'office – Communication partielle

En cause :        
[…],
Partie requérante,

Contre :            
La Ville de Verviers,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel que modifié le 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courrier recommandé du 10 septembre 2019, reçu le 11 septembre 2019 ;
Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée par courrier recommandé à la partie adverse le 13 septembre 2019 ;
Vu la réponse de la partie adverse du 23 septembre 2019.

Objet et recevabilité du recours

La demande initiale du 12 juillet 2019 porte sur l’obtention d’une copie non censurée des dossiers de deux points (55 et 57) du conseil communal du 7 mai 2018 de la Ville de Verviers.

Les documents sollicités sont des documents administratifs au sens de l’article 1^er, alinéa 2, 2°, du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration et de l’article L3211-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

La demande initiale, datant du 12 juillet 2019, a été rejetée implicitement par l’entité concernée à la date du 12 août 2019. La partie requérante a introduit valablement son recours endéans les 30 jours du rejet implicite.

Examen du recours

La partie adverse est une commune wallonne, soumise au Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après le CDLD). Selon l’article L3231-1 de ce Code, « le droit de consulter un document administratif d’une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par le présent livre, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie ».

La partie requérante sollicite de la Ville de Verviers une copie des dossiers concernant les points 55 et 57 du procès-verbal du conseil communal du 7 mai 2018. Suite à cette demande, le 8 juillet 2019, la Ville de Verviers transmet les extraits du procès-verbal en question, en occultant les mentions nominatives, mais ne transmet pas les dossiers y relatifs.

Le 12 juillet, la partie requérante redemande les documents annexés aux points du P-V ainsi qu’une version non censurée de l’extrait du P-V.

Le point n° 55 concerne la mise en disponibilité, pour convenance personnelle, du Directeur général et le point n° 57 concerne la désignation d’un attaché spécifique à temps plein, sous le régime du contrat de travail, pour le service des finances. Il ressort de la réponse de la partie adverse que sont annexés à ces points des documents qui justifient ces décisions et contiennent notamment diverses informations telles qu’une adresse mail privée, un rapport de supérieurs hiérarchiques, etc.

Suite au recours introduit par la partie requérante, la partie adverse justifie le refus de communication des documents annexes par un souci de préserver la vie privée des personnes concernées par ces documents. Elle relève également que les mentions nominatives ont été occultées de l’extrait du P-V afin de respecter les obligations du R.G.P.D.

En ce qui concerne la protection de la vie privée, la Commission rappelle que le décret wallon du 30 mars 1995 interdit en effet à l’autorité communale de transmettre des informations qui portent atteinte à la vie privée^[1].

La Commission rappelle également que les données à caractère personnel, notamment au sens du droit européen^[2], sont les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, et notamment les informations spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de la personne concernée.

La Commission rappelle néanmoins que les données déjà rendues publiques, ou que les données de personnes exerçant une fonction publique ne bénéficient pas d’une protection équivalente à celles des autres personnes physiques. Elle partage également l’avis de l’ancienne Commission de protection de la vie privée, selon laquelle « le fait même d'exercer une fonction publique ou d'utiliser des ressources publiques ne peut pas aboutir à une négation totale du droit au respect de la vie privée des personnes concernées »^[3].

Dès lors, en ce qui concerne l’occultation des mentions nominatives dans l’extrait de P-V, la Commission décide que la partie adverse doit communiquer une version non anonymisée car les personnes concernées sont respectivement un Directeur général et un employé de la commune. Toutefois, leur date de naissance doit être occultée.

D’autre part, concernant les documents annexés aux extraits de PV, la Commission constate que la partie adverse ne les lui a pas transmis. Dès lors, en vertu de l’article 8ter du décret du 30 mars 1995, la Commission doit faire d’office droit au recours et, décide, moyennant le respect des exceptions, la production des documents demandés.

En ce qui les données à caractère personnel au sens du règlement 2016/679 du 27 avril 2016 de l’Union européenne (R.G.P.D.), la Commission rappelle qu’il ne lui appartient pas de se prononcer sur la légalité du traitement imposé par la publicité de l’administration au regard de ce règlement, cette compétence relevant strictement de la nouvelle Autorité de protection des données.

Au vu de l’absence de communication des documents et de leur nombre limité, la Commission estime que le délai d’exécution de sa décision est fixé au minimum légal prévu par l’article 8quinquies, §2 du décret du 30 mars 1995.