Commune – Procès-verbaux du Conseil et du Collège communal – Document en possession du demandeur – Recours sans objet – Copie certifiée conforme – Rejet du recours – Demande d'explication – Explication à fournir (oui) – Rejet du recours – Communication partielle


En cause :         
[…],
Partie requérante,

Contre :             
La Ville de Huy,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après : le CDLD), les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courriel le 5 décembre 2020 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 8 décembre 2020 et reçue le 9 décembre 2020 ;
Vu la réponse de la partie adverse reçue le 21 décembre 2020 ;
Vu les décisions de la Commission n° 8 du 4 novembre 2019, n° 55 du 6 avril 2020 et n° 71 du 6 juillet 2020.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande du 12 octobre 2020 porte sur l’obtention de copie :
1) De la version du document contenant le point 134 du PV du Conseil communal
du 21 octobre 2019 envoyé par la Commission à la partie adverse dans le cadre de la décision n° 8 du 4 novembre 2019 ;
2)  D’une version officielle de trois procès-verbaux du Collège communal avec le cachet « pour extrait conforme » annexés au recours ;
3)  D’une version officielle avec cachet « pour extrait conforme » de quatre procès-verbaux du Collège et du Conseil communal annexés au recours.

La demande du 12 octobre 2020 porte également sur une explication concernant les documents visés au point 2). La partie requérante souhaite savoir à quoi correspondent ces documents. Vu leur présentation, la partie requérante estime qu’il ne peut s’agir de procès-verbaux officiels du Collège.

2. Les documents sollicités sont, pour autant qu’ils existent et soient en possession de la partie adverse, des documents administratifs au sens de l’article L3211-3 du CDLD.

3. En ce qui concerne les modalités d’introduction du recours, la partie requérante n’a pas introduit son recours par recommandé, ni par tout autre moyen conférant date certaine à l’envoi. En principe, le simple courrier électronique n’est pas de nature à conférer une date certaine. Toutefois, la date du courrier recommandé envoyé à la partie adverse en application de l’article 8bis, alinéa 3, du décret du 30 mars 1995^[1], confère, le cas échéant, date certaine au recours.

La Commission attire l’attention sur le risque que prend la partie requérante en termes d’expiration du délai de recours dans un tel cas^[2]. 

4. En l’espèce, le courrier recommandé en application de l’article 8bis, alinéa 3, susmentionné a été envoyé à la partie adverse le 8 décembre 2020. Dès lors, il y a lieu de considérer cette date certaine comme celle du présent recours. La demande date du 12 octobre 2020 et a été rejetée implicitement par l’entité concernée le 12 novembre 2020.

La partie requérante a donc introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours prévu à l’article 8bis, alinéa 1^er, second tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain du rejet implicite.

Examen du recours

5. Dans sa réponse du 21 décembre 2020, la partie adverse n’oppose aucune exception à la transmission des documents puisqu’ils sont déjà en possession de la partie requérante.

Plus particulièrement sur le premier document sollicité, la Commission constate que les occultations supplémentaires apposées par la partie adverse, par rapport à la version envoyée dans le cadre de la décision n° 8 du 4 novembre 2019, sont motivées par le respect de l’exception relative à la vie privée.

Cependant, l’occultation dans le paragraphe du décisionnel ne doit se résumer qu’au seul nom présent.Le premier document sollicité doit donc être communiqué à la partie requérante en retirant l’occultation de la dernière ligne du décisionnel et en maintenant les autres occultations, et ce, vu le peu de travail d’occultation, dans un délai de 15 jours à compter à partir de la notification de la présente décision.

En ce qui concerne les autres documents sollicités, vu qu’ils sont en possession de la partie requérante, le recours est sans objet.

6. La partie adverse s’interroge sur la question « de savoir si le fait de devoir tirer un extrait est bien une nouvelle demande de document administratif ».

La demande visant à obtenir à nouveau des documents avec un cachet « pour extrait conforme » ne relève pas de la compétence de la Commission d’accès aux documents administratifs. En effet, la législation relative à la publicité de l’administration n’impose pas la délivrance d’une copie « certifiée conforme ».

Le recours est irrecevable en ce qui concerne la demande de documents avec un cachet « pour extrait conforme ».

7. En ce qui concerne la demande d’explication, la partie adverse a fourni les explications à la Commission. Aucune exception n’est applicable à la communication de ces explications.

Partant, la partie adverse communique à la partie requérante les explications relatives à sa demande, telles que transmises à la Commission -ou d’autres explications si elles existent- et ce, vu l’absence de difficulté, dans le délai minimal légal de 15 jours à compter à partir de la notification de la présente décision.

8. Bien que la partie adverse n’invoque pas l’exception fondée sur la demande manifestement abusive, il y a néanmoins lieu de constater que la répétition de demandes très spécifiques, principalement ici pour des documents déjà en possession de la partie requérante, pourrait constituer à l’avenir une demande abusive.