Commune – Procès-verbal de police datant de 1979 – Document en possession de l'autorité (non) – Document perdu – Obligation d'indiquer l'autorité détentrice du document – Rejet du recours


En cause :          
[…],                            
Partie requérante,

Contre :             
La Ville d’Ottignies-Louvain-La-Neuve,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après : le CDLD), les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courrier recommandé le 6 avril 2020 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 10 avril 2020 et reçue le 14 avril 2020 ;
Vu la réponse de la partie adverse du 24 avril 2020.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande du 3 février 2020 porte sur l’obtention d’une copie du procès-verbal dressé le 30 juillet 1979 par un policier, nommé dans le recours, (Police d’Ottignies-Louvain-La-Neuve) à l’ancienne adresse de la partie requérante.

2. Le document sollicité est, pour autant qu’il existe et soit en possession de la partie adverse, un document administratif au sens de l’article L3211-3 du CDLD.

3. La demande date du 3 février 2020 et a été rejetée implicitement par l’entité concernée le 5 mars 2020^[1]. La partie requérante avait dès lors jusqu’au samedi 4 avril 2020 pour introduire son recours, délai prorogé de plein droit au premier jour ouvrable qui suit, à savoir le 6 avril 2020.

4. Le recours a été introduit le 6 avril 2020. Dès lors, la partie requérante a introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours visé à l’article 8bis, alinéa 1^er, second tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain du rejet implicite.

Examen du recours

5. Dans sa réponse, la partie adverse indique à la Commission, preuve à l’appui, qu’elle a mené des recherches approfondies pour faire droit à la demande de la partie requérante de se voir délivrer une copie du document sollicité. La partie adverse ne dispose pas du document dans son dossier. Outre des recherches complémentaires au sein de ses propres archives, la partie adverse a interrogé la zone de police concernée, laquelle lui a répondu par courriel qu’elle ne disposait pas de ce procès-verbal, indiquant que le délai normal de conservation est de vingt ans et que cette archive était donc détruite.

La partie adverse a, via l’intermédiaire de son avocat, récupéré auprès du greffe de Nivelles une copie du dossier de 1996, mais celui-ci ne contenait que la requête d’appel qui cite le document sollicité.

La partie adverse a également interrogé le greffe de la Justice de Paix de Wavre. Ce greffe l’a informée qu’à cette époque, le second canton n’était pas encore en service et que, dès lors, il transmettait la demande au premier canton. Ce dernier a informé l’avocat de la partie adverse que les dossiers antérieurs à 2007 avaient été transmis aux archives de l’État.

Les archives de l’État, après prise de contact par la partie adverse, ont informé celle-ci qu’il y avait une erreur au niveau du greffe et que le dossier recherché était toujours présent au sein dudit greffe. L’avocat de la partie adverse a dès lors réinterrogé le greffe concerné le 2 avril 2020. Il n’avait pas encore reçu de réponse lors de l’envoi par la partie adverse de la réponse à la demande d’information du secrétariat de la présente Commission.

6. Il résulte donc de l’instruction du dossier que la partie adverse n’est pas en possession du document sollicité, et qu’il est même incertain que ce document soit encore existant, de sorte que celui-ci ne peut pas être considéré comme un document administratif au sens de l’article L3211-3 du CDLD.

7. Pour le surplus, la Commission rappelle qu’en application de l’article L3231-2, alinéa 2, du CDLD, lorsque l’autorité communale n’est pas en possession du document administratif sollicité, elle doit en informer sans délai le demandeur et lui communiquer la dénomination et l’adresse de l’autorité qui, selon les informations dont elle dispose, est détentrice du document.

Il ressort de la réponse de la partie adverse que cette disposition a été respectée en l’espèce, puisque la partie adverse a communiqué à la Commission le courrier du 11 mars 2020 par lequel elle a répondu à la partie requérante qu’elle avait effectué des recherches dans les dossiers administratifs (en ce compris les dossiers archivés) mais que le document sollicité avait été détruit au terme de son délai normal de conservation, pendant vingt ans, au sein des archives policières.