Wallonie Bruxelles International – Notes prises par les Ressources humaines – Document à caractère personnel – Document inachevé ou incomplet (non) – Secret des délibérations – Communication (non)


En cause :
[…],
Partie requérante,

Contre :
Wallonie Bruxelles International,
Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, tel qu’il a été modifié par le décret du 2 mai 2019, l’article 8, § 1^er ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu le recours introduit par courriel le 19 juin 2020 ;
Vu la demande d’information adressée à la partie adverse le 19 juin 2020 et reçue le 25 juin 2020 ;
Vu la réponse de la partie adverse reçue le 7 juillet 2020.

Objet et recevabilité du recours

1. La demande du 2 juin 2020 porte sur l’obtention d’une copie du « PV établi par la secrétaire » « lors de la séance d’audition des candidats », réalisée dans le cadre de la procédure de promotion par avancement de grade de directeur A4, « ainsi que les notes afférentes à ce dernier ».

2. Les documents sollicités sont des documents administratifs au sens de l’article 1^er, alinéa 2^ème, 2°, du décret du 30 mars 1995, s’ils existent et sont en possession de la partie adverse.

3. Wallonie-Bruxelles International est une entité créée par l’accord de coopération du 20 mars 2008 entre la Communauté française, la Région wallonne et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-capitale créant une entité commune pour les relations internationales de Wallonie-Bruxelles^[1].  Il s’agit donc d’une autorité administrative régionale au sens du décret du 30 mars 1995 et, par conséquent la présente Commission^[2] est compétente pour statuer.

4. En ce qui concerne les modalités d’introduction du recours, la partie requérante n’a pas introduit son recours par recommandé, ni par tout autre moyen conférant date certaine à l’envoi. En soi, le simple courrier électronique n’est pas de nature à conférer une date certaine. 

Toutefois, la date du courrier recommandé envoyé à la partie adverse en application de l’article 8bis, alinéa 3, du décret du 30 mars 1995^[3], confère, le cas échéant, date certaine au recours.

La Commission attire l’attention sur le risque que prend la partie requérante en termes d’expiration du délai de recours dans un tel cas^[4]. 

Le courrier recommandé en application de l’article 8bis, alinéa 3, du décret du 30 mars 1995 a été envoyé à la partie adverse le 19 juin 2020. Dès lors, il y a lieu de considérer cette date certaine comme celle du présent recours.

5. La demande, datée du 2 juin 2020, a été rejetée explicitement par l’entité concernée le 8 juin 2020. La partie requérante a donc introduit valablement son recours dans le délai de 30 jours visé à l’article 8bis, alinéa 1^er, premier tiret, du décret du 30 mars 1995, prenant cours le lendemain de la réception de la décision de rejet explicite.

Examen du recours

6. Dans sa réponse du 7 juillet 2020, la partie adverse avance les mêmes exceptions que celles qui ont fait l’objet de la décision n° 58 du 6 avril 2020 de la présente Commission et de la décision n° 88 du 18 mai 2020 de la CADA de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

La décision n° 58 susmentionnée porte uniquement sur les notes manuscrites des membres du jury,  par ailleurs les seuls documents transmis par WBI à l’époque dans le cadre de ce recours, alors que son objet était plus large.

7. A l’instar des notes des membres du jury, les notes manuscrites de la secrétaire, transmises dans le cadre du présent recours, ne sont pas non plus signées de sorte qu’il ne peut être considéré que le rédacteur s’en est approprié le contenu ni qu’il s’agit d’un procès-verbal. Ces notes sont également prises au vol, elles comportent des abréviations, divers symboles et une mise en page propres au rédacteur qui ne les a prises que pour son utilité personnelle afin d’assurer son rôle de secrétaire.

8. La Commission rappelle que, selon sa jurisprudence, le caractère inachevé et incomplet, engendrant un risque de méprise, peut par exemple se dégager du caractère « non officiel » du document, présenté comme un instrument de travail dont toutes les conséquences ne sont pas dégagées, du caractère partiel des informations en possession de l’autorité ou encore de la présentation formelle du document, qui peut être source de méprise^[5].

Conformément à l’article 6, §3, 1°, du décret du 30 mars 1995, l’entité peut rejeter la demande s’agissant de telles notes car leur publication peut être source de méprise, le document étant inachevé et incomplet.

9. A titre surabondant, conformément à l’article 6, §2, 3°, du décret du 30 mars 1995, l’entité doit rejeter la demande s’agissant de telles notes car leur publication porterait atteinte au secret des délibérations d’une autorité responsable relevant du Gouvernement, en l’occurrence un jury organisé dans le cadre d’une promotion de directeur.