Commune - Projet de délibération du Conseil communal - Document inachevé ou incomplet (non) - Communication



En cause :           […]
                              Partie demanderesse,

Contre :               Ville d’Ottignies-Louvain-La Neuve, Espace du cœur de Ville 2 à 1340 Ottignies
                              Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, l’article L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la demande d’avis datée du 28 février 2018 ;
Vu la demande de reconsidération adressée le même jour à la partie adverse ;
Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée à la partie adverse le 5 mars 2018 ;
Vu la réponse de la partie adverse en date du 9 mars 2018 à la demande d’information de la commission ;

Objet de la demande

La demande initiale du 14 février 2018 porte sur la communication des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique du conseil communal du 20 février 2018.
Dans ses réponses des 22 et 26 février 2018, la Ville d’Ottignies Louvain la Neuve précise que les délibérations ne sont consultables qu’après approbation par le prochain Conseil communal, estimant que les projets de délibération n’acquièrent la qualité de documents administratifs qu’après leur approbation. Elle invoque par ailleurs, à l’appui de son refus de communication, l’exception prévue par l’article 3231-3 du Code de la démocratie locale qui permet de refuser la demande de consultation lorsque la demande « concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet ; … »

Recevabilité

La demande initiale et la demande de reconsidération ont été introduites via la plate-forme www.transparencia.be et la partie demanderesse a transmis à la Commission les captures d’écrans de ces demandes. Par ce procédé, elle les a valablement authentifiées^[1]. La demande d’avis est donc recevable.

Examen de la demande

La partie adverse est une ville wallonne, soumise au Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après le CDLD). Selon l’article L3231-1 de ce Code, « le droit de consulter un document administratif d’une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par le présent livre, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie ».
L’article L3211-3, alinéa 2, 2°, du CDLD définit le document administratif comme suit : « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose » ;
Toutefois, l’article L3231-3, alinéa 1er, du CDLD, prévoit que « sans préjudice des autres exceptions établies par la loi ou le décret pour des motifs relevant de l’exercice des compétences de l’autorité fédérale, de la Communauté ou de la Région, l’autorité administrative provinciale ou communale peut rejeter une demande de consultation, d’explication ou de communication sous forme de copie d’un document administratif dans la mesure où la demande :
1°  concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet ;
2°  concerne un avis ou une opinion communiqués librement et à titre confidentiel à l’autorité ;
3°  est manifestement abusive ou répétée ;
4°  est formulée de façon manifestement trop vague ».

Il ressort du courriel en réponse du 9 mars 2018 de la partie adverse à la demande d’information de la Commission qu’elle estime que le projet de délibération du Conseil est un document inachevé et incomplet, qu’il peut en outre être source de méprise et de confusion pour le citoyen.
La Commission rappelle à cet égard qu’un document qui ne constitue qu’un projet peut être considéré comme achevé^[2]. « L’exception spécifiquement invoquée par la Commune quant au caractère préparatoire des documents ne suffit pas à les considérer comme des documents inachevés ou incomplets au sens de l’article L3231-3, alinéa 1, 1° du Code de la démocratie locale dès lors qu’en leur qualité de projets, les documents sont achevés et complets, et ce même s’ils sont susceptibles d’être modifiés, passant alors de l’état de projet à une décision définitive ».
Il appartient à la partie adverse d’examiner chaque point figurant à l’ordre du jour au regard des exceptions légales. La Commission a ainsi précisé concernant les points délibérés à huis clos que « dans la mesure où ils portent sur des questions de personnes au sens de l’article L1122-21 du CDLD, ils doivent être considérés comme documents à caractère personnel pour lesquels le demandeur doit justifier d’un intérêt ; que, dans la mesure où le demandeur justifierait d’un intérêt, il appartiendrait encore à la commune d’analyser les exceptions visées par le CDLD et le décret du 30 mars 1995, ainsi que par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée ».
La Commission constate que l’objet de la demande porte exclusivement sur un projet de délibération.  La demande ne porte donc pas sur une délibération adoptée, sur un projet de procès-verbal de séance ou sur un procès-verbal adopté.  A cet égard, un projet de procès-verbal de séance, même s’il n’est pas encore définitivement approuvé et n’est qu’un document préparatoire, constitue un document administratif achevé, dont la communication peut être demandée.
Pour le surplus, il appartient à la partie adverse de veiller à ce que la décision prise à la suite de la demande de reconsidération soit adoptée par l’autorité administrative compétente, conformément à l’arrêt du Conseil d’Etat n° 238.457 du 8 juin 2017, à savoir en l’espèce le Collège communal.


La Commission rend l’avis suivant :

Le document sollicité doit être communiqué à la partie demanderesse sous réserve de l’applicabilité des exceptions légales, le cas échéant, en occultant les informations relevant d’une de ces exceptions.