Commune - Procès-verbaux du Collège communal - Séances à huis-clos - Demande manifestement abusive (oui) – Demande illimitée dans le temps – Notion de document administratif (document inexistant) – Irrecevabilité


En cause :           […]
                              Partie demanderesse,

Contre :               Ville de Namur, Hôtel de Ville à 5000 NAMUR
                              Partie adverse,

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1^er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, l’article L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la demande d’avis datée du 18 janvier 2019 ;
Vu la demande de reconsidération adressée le même jour à la partie adverse ;
Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée à la partie adverse le 21 janvier 2019 ;
Vu la réponse de la partie adverse en date du 31 janvier 2019 ;
La demande initiale du 18 novembre 2018 porte sur la communication, « si possible en version électronique, des procès-verbaux du Collège communal depuis le 14 octobre 2018. Le demandeur souhaite également recevoir si possible automatiquement ces informations à l’avenir et, si ce n’est pas possible, il en fera au besoin la demande chaque semaine ».

 
La demande initiale et la demande de reconsidération ont été introduites via la plate-forme www.transparencia.be et la partie demanderesse a transmis à la Commission les captures d’écrans de ces demandes. Par ce procédé, elle les a valablement authentifiées^[1]. La demande est donc recevable.

La partie adverse est une autorité administrative.

Dès lors, les documents sollicités, dont elle dispose, constituent des documents administratifs au sens de l’article 1^er alinéa 1, 2° du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration et de l’article L3211-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Il ressort du courrier en réponse du 31 janvier 2019 de la partie adverse qu’elle estime que la demande telle que formulée en ce qu’elle vise non seulement la transmission de tous les procès-verbaux du Collège communal depuis le 14 octobre 2018, mais aussi la transmission systématique à l’avenir, n’est pas ciblée. Une telle demande lui apparaît manifestement disproportionnée et abusive. Elle rappelle que les séances du Collèges se tiennent à huis-clos.

Elle précise que la sélection et l’examen de chacun des documents susvisés relève d’une logistique très conséquente notamment en termes de temps, de moyens financiers et de vérification au regard des différentes législations à respecter (transparence administrative, respect de la vie privée, RGPD, secret des affaires, marchés publics, droits d’auteurs, …).

Elle estime que l’examen de chacun de ces documents constitue en soi un travail considérable et considère que toute demande systématique présenterait un caractère abusif. C’est pourquoi, dans sa réponse à la partie demanderesse en date du 21 décembre 2018, elle l’a invité à cibler davantage sa demande.

En ce qui concerne le caractère non public des séances du collège, il est à noter que le Code de la démocratie locale et de la décentralisation prévoit, en son article L1123-20 que seules les décisions sont actées au procès-verbal et au registre des délibérations visées à l’article L1132-1.

En l’espèce, la Commission constate que le contenu des procès-verbaux comporte de nombreuses informations, qui vont au-delà de la simple mention des décisions prises et qui sont, dès lors, soumises à des exceptions légales (nomination, sanction disciplinaire, …). En l’état, la partie adverse peut, par conséquent, valablement invoquer des exceptions pour ne pas communiquer tout ou une partie des procès-verbaux réclamés.

En ce qui concerne le motif d’exception prévu à l’article 3231-3  (demande manifestement abusive ou répétée), la Commission a déjà eu l’occasion de se prononcer à plusieurs reprises. Elle a notamment précisé [2] :
« Une demande abusive est une demande qui nécessite pour y répondre un travail qui mette en péril le bon fonctionnement de la commune. Un simple surcroît de travail ne peut suffire à considérer une demande comme manifestement abusive ».

Il a par ailleurs été jugé récemment par le Conseil d’Etat[3] que :
« L'examen auquel il doit ainsi être procédé, d'abord pour vérifier si une pièce contient des informations environnementales, et ensuite, le cas échéant, pour XIII - 7825 - 31/32  déterminer s'il y a lieu d'y appliquer l'une ou l'autre des restrictions au droit d'accès aux informations environnementales, ne se réduit pas à une simple opération matérielle consistant à extraire des pièces des dossiers. Il faut aussi dresser la liste précise des pièces retirées des dossiers et rendre compte de manière concrète et pertinente des motifs pour lesquels elles le sont. Vu le nombre de pièces en cause et la minutie qui doit présider à l'examen auquel il y a lieu de procéder, la charge de travail qu'occasionne celui-ci est d'une ampleur considérable.
Compte tenu de ce qui précède, réserver une suite favorable à une demande d'information qui, comme en l'espèce, porterait, selon la partie intervenante, sur pas moins de 10.000 pages, lesquelles ne sont pas toutes rédigées dans une des langues nationales, impliquerait une charge de travail disproportionnée au regard des intérêts en cause. Il convient en effet d'avoir égard au fait que les missions dont ce service est chargé présentent un caractère d'intérêt général et qu'il importe de veiller à ce que leur exercice ne soit pas entravé ou déraisonnablement perturbé. Si l'information du public doit faire partie des préoccupations de l'autorité administrative, toutefois, celle-ci ne peut être tenue de consacrer une charge de travail d'une ampleur de celle décrite ci-dessus, en vue de répondre à la demande de la partie requérante, fût-elle une association de défense de l'environnement. Si légitimes que soient les intérêts de cette dernière, ils ne suffisent pas à justifier que soient mises à la charge du S.P.F. concerné des obligations d'une telle ampleur. »

Il ressort de l’instruction de la demande que la partie adverse a valablement démontré in concreto en quoi la demande implique une quantité de travail très importante pour un ensemble de documents en général sans qu’aucune thématique particulière ne soit visée, et exigeant un examen minutieux d’une ampleur telle que la demande peut être considérée comme abusive.

En ce qui concerne les documents des séances à venir, la Commission a également déjà eu l’occasion de se prononcer à ce sujet[4] estimant que les documents futurs ne constituent pas des documents administratifs au sens de l’article L3211-3, 2° du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, étant donné que ces documents n’existent pas encore à la date de la demande initiale. La Commission estime par conséquent qu’une demande illimitée dans le temps ne rentre pas dans le champ d’application du Livre II du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

En l’occurrence, outre le caractère répétitif, la demande de transmission systématique peut être assimilée à une demande abusive.


4. Compétence de l’auteur de l’acte
Pour le surplus, il appartient à la partie adverse de veiller à ce que la décision prise à la suite de la demande de reconsidération soit adoptée par l’autorité administrative compétente, conformément à l’arrêt du Conseil d’Etat n° 238.457 du 8 juin 2017.


La Commission rend l’avis suivant :

La partie adverse, dans l’hypothèse d’une demande plus ciblée,  pourrait valablement se prévaloir de certaines exceptions légales, au vu du contenu des PV visés.  En tout état de cause, la demande est, en l’état, abusive. Elle est, en outre, irrecevable en ce qui concerne les documents relatifs aux futurs collèges communaux.



[1] Voyez les avis n°135, 136 et 137 du 22 mai 2017.
[2] Voy. avis n° 199 du 18 juin 2018 de la Commission.
[3] Voy. arrêt n° 243.357 du 8 janvier 2019.
[4] Voy avis n°160 du 27 novembre 2017 de la Commission.