Commune – Présence en réunion – Collège, conseil et commissions – Nouveau document – Document inachevé ou incomplet - Communication
En cause : […]
Partie demanderesse,
Contre : La Ville de MONS, Rue d'Enghien, 18 à 7000 Mons
Partie adverse,
Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la demande d’avis datée du 15 mars 2019 ;
Vu la demande de reconsidération adressée le même jour à la partie adverse ;
Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée à la partie adverse le 15 mars 2019 ;
Vu la réponse de la partie adverse en date du 29 mars 2019 ;
Objet et recevabilité de la demande
La demande initiale en date du 26 février 2019 porte sur la communication de la liste des présences de chaque élu en réunion du collège communal, du conseil communal et des commissions organisées par la ville pour les années 2017 et 2018.
La demande initiale et la demande de reconsidération ont été introduites via la plate-forme www.transparencia.be et la partie demanderesse a transmis à la Commission les captures d’écrans de ces demandes. Par ce procédé, elle les a valablement authentifiées[1]. La demande d’avis est donc recevable.
Les documents sollicités sont des documents administratifs au sens de l’article 1er, alinéa 1, 2°, du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration et de l’article L3211-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
La demande est recevable.
Fondement de la demande
1. La partie adverse est une ville wallonne, soumise au Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après le CDLD). Selon l’article L3231-1 de ce Code, « le droit de consulter un document administratif d’une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par le présent livre, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie ».
L’article L3211-3, alinéa 2, 2°, du CDLD définit le document administratif comme suit : « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ».
2. La partie adverse relève dans son courriel en réponse du 29 mars 2019 que :
- les PV des conseils communaux sont publiés sur le site de la ville et qu’ils reprennent les présences ;
- les présences au collège et aux commissions relèvent du huis clos ;
- en ce qui concerne les présences au collège, la demande implique un travail fastidieux de compilation manuelle;
- en ce qui concerne les présences aux commissions, la ville dispose de tableaux, qualifiés de documents internes de travail, ne pouvant être communiqués tels quels qui nécessite de regrouper les informations en un seul tableau par année.
3. En ce qui concerne les conseils communaux, la publication des PV des séances permet à la demanderesse de constituer une liste de présences par élu et par année civile; si la ville dispose toutefois - au moment de la demande - d’une telle liste, elle doit la communiquer à la demanderesse ; si elle n’en dispose pas, il n’est pas requis qu’elle la constitue pour répondre à la demande dont question mais doit transmettre les listes partielles dont elle dispose, qui permettront à la demanderesse de réaliser une liste de présences par personne et par année civile.
En ce qui concerne les collèges communaux, si la ville dispose, au moment de la demande, d’une telle liste, elle doit la communiquer à la demanderesse ; si elle n’en dispose pas ce qui est le cas au regard de la réponse reçue de la ville, il n’est pas requis qu’elle la constitue pour répondre à la demande dont question. La ville transmettra à la demanderesse les copies d’extraits de PV des collèges présentant les personnes présentes et absentes, ce qui permettra à la demanderesse de réaliser une liste de présence par personne et par année civile. En effet, ces informations ne relèvent pas du secret des délibérations, ni d’une obligation de secret prévue par la loi. Nonobstant le nombre de réunions annuelles, entre 40 et 50, il appartient à la ville de démontrer que ce travail limité aux années 2017 et 2018 est d’une ampleur telle qu’il rend la demande manifestement abusive.
En ce qui concerne les commissions organisées par la ville, les divers tableaux disponibles transmis à la Commission présentant le nombre de réunions de chaque commission et le nombre de présences par personne par trimestre seront transmis pour permettre à la demanderesse de réaliser une liste de présence par personne et par année civile ; le fait que la partie adverse qualifie ces tableaux de documents internes de travail ne justifie pas leur caractère incomplet ou inachevé au sens de l’article L3231-3, 1° du CDLD, de sorte que cette exception ne peut valablement être invoquée .
Pour le surplus, il appartient à la partie adverse de veiller à ce que la décision prise à la suite de la demande de reconsidération soit adoptée par l’autorité administrative compétente, conformément à l’arrêt du Conseil d’État n° 238.457 du 8 juin 2017.
La Commission rend l’avis suivant :
Les documents tels qu’ils sont explicités dans le présent avis doivent être communiqués.