Commune – Consultation – Organisations syndicales – Document à caractère personnel - Vie privée – Autorité de protection des données


Consultation de la Commune de Ramillies

Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8 §3 ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, l’article L3231-5, § 2 ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la consultation datée du 18 mars 2019 ;

La présente consultation fait suite à une demande émanant de la Commune de Ramillies par rapport au bien-fondé de deux demandes de transmission de documents contenant des données à caractère personnel qui lui ont été adressées par des organisations syndicales. Ces demandes concernent plus précisément la transmission de documents collectifs intitulés « annexes 50 et 51 » reprenant les données concernant le personnel de l’école communale de Ramillies. Ces annexes sont des documents prévus par la circulaire administrative de rentrée 6746 du 10 Juillet 2018 de la Fédération Wallonie-Bruxelles et ont pour finalité de renseigner la répartition des membres du personnel enseignant préscolaire et primaire, d’une part (annexe 50), et la répartition des membres du personnel autre qu’instituteur primaire et maternel, d’autre part (annexe 51).

La Commission rend l’avis suivant :

1.    Documents administratifs à caractère personnel
L’article L3231-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation instaure le droit de consulter un document administratif émanant d’une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir copie du document.

En l’occurrence, les documents dont la transmission est sollicitée constituent bien des documents administratifs au sens de la réglementation.
Par ailleurs, pour les documents à caractère personnel, le CDLD prévoit que le demandeur doit justifier d’un intérêt. Il s’agit d’une condition de recevabilité de la demande d’accès. La notion de « document à caractère personnel » est définie comme un document administratif comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d’un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne (article L3211-3, 3° du CDLD).

Il convient, par conséquent, de vérifier si les annexes 50 et 51 peuvent être qualifiées de documents à caractère personnel au sens de la règlementation relative à la publicité de l’administration. La lecture du chapitre 5 de la circulaire administrative de rentrée précitée et l’exemple d’annexe 51 transmis par la commune ne semblent pas contenir de mention rencontrant la notion de document à caractère personnel telle que définie ci-dessus. En tout état de cause, en leur qualité d’organisation syndicale, les demandeurs justifient d’un intérêt fonctionnel, lié à leur statut syndical. A cet égard, il a été admis que l’’intérêt requis n’est pas nécessairement un intérêt personnel (avis n° 268 du 12 avril 2019).

Il est utile de rappeler que le document à caractère personnel ne se confond pas avec un document contenant des informations relevant de la vie privée : dès lors que les documents demandés ne constituent pas des documents à caractère personnel, le demandeur ne doit pas justifier d’un intérêt, cela ne signifie toutefois pas que le demandeur a un droit d’accès aux documents sollicités, les documents pouvant contenir des informations portant atteinte à la vie privée.

2.    Exception fondée sur le respect de la vie privée

L’article 6, § 2, 1° du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’administration consacre une exception fondée sur le respect de la vie privée. Il prévoit que l’autorité administrative peut rejeter une demande de consultation, d’explication ou de communication sous forme de copie si la publication du document administratif porte atteinte à la vie privée, sauf les exceptions prévues par la loi.

En l’occurrence, la Commission relève que les annexes 50 et 51 dont la communication est sollicitée par les organisations syndicales sur la base de l’article 32 de la Constitution et sur la base de la législation en matière d’accès aux documents administratifs sont des documents collectifs prévus par la circulaire ministérielle et visant à communiquer, à la Direction déconcentrée de chaque établissement, les données concernant l’ensemble des membres du personnel enseignant en fonction au 1er octobre de l’années scolaire donnée, en ce compris ceux qui sont éloignés momentanément de leur fonction pour cause de maladie, d’interruption de carrière, …

Ces documents, au vu des exemples transmis, contiennent effectivement des données relevant de la vie privée, en ce qu’ils reprennent la liste nominative des enseignants et du personnel exerçant une fonction dans l’établissement, ainsi que différentes données liées à ces personnes (date de naissance, position administrative, priorité éventuelle, …).

Les documents sollicités ne peuvent dès lors pas être transmis, même partiellement, dans la mesure où l’occultation des données susceptibles de porter atteinte à la vie privée viderait le document de son contenu.

L’autorité administrative devrait donc, en application notamment de l’article 6, §2, 1° du décret du 30 mars 1995, rejeter la demande sur la base du respect de la vie privée. 

Néanmoins, une communication de telles données reste possible si les intéressés donnent leur consentement ou encore lorsqu’elle est rendue nécessaire par l’intérêt légitime poursuivi par « le responsable du traitement » au sens du RGPD. Il appartient à la commune, et dans le doute, à l’Autorité de contrôle des données d’apprécier la légitimité et la proportionnalité du traitement qui consiste à communiquer à une organisation syndicale les informations visées par la présente demande. En l’occurrence, l’Autorité de contrôle des données s’est déjà prononcée, dans le cas d’espèce, précisément sur cette question, au regard du statut syndical et du règlement général sur la protection des données . Il est dès lors renvoyé à cet avis.