Article 1^er. Définitions

Pour l'ensemble du présent règlement d'ordre intérieur, il faut entendre par :
1° ) « Décret du 6 novembre 2008 » : le décret-cadre du 6 novembre 2008 portant rationalisation de la fonction consultative pour les matières réglées en vertu de l'article 138 de la Constitution ;
2° ) « Décret du 10 juillet 2013 » : le décret du 10 juillet 2013 relatif aux centres d'insertion socioprofessionnelle ;
3° ) « Arrêté » : l'arrêté du Gouvernement wallon du 15 décembre 2016 portant exécution du décret du 10 juillet 2013 relatif aux centres d'insertion socioprofessionnelle ;
4° ) « R.O.I. » : le règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative des centres d'insertion socioprofessionnelle ;
5° ) « Commission » : commission consultative des centres d'insertion socioprofessionnelle instituée par l'article 16 du décret du 10 juillet 2013, aussi désignée sous le nom de « Commission CISP » ;
6° ) « CESE Wallonie » : le Conseil économique, social et environnement de Wallonie ;
7° ) « Ministre » : le/la Ministre du Gouvernement wallon qui a, parmi ses attributions la Formation ;
8° ) « Administration » : la Direction de la Formation professionnelle du Département Emploi et Formation professionnelle de la Direction générale opérationnelle de l'Economie, de l'Emploi et de la Recherche du Service public de Wallonie ;
9° ) « Office » : l'Office wallon de la Formation professionnelle et de l'Emploi ;
10° ) « Centre » : l'organisme agréé par le Gouvernement chargé d'organiser une ou plusieurs filières de formation d'insertion socioprofessionnelle dans le cadre du décret du 10 juillet 2013.
11° ) « Membre » : tant le membre effectif que le membre suppléant de la Commission, l'un comme l'autre désigné par le Gouvernement wallon ;
12° ) « Organisation » : organisme, association ou groupement qui mandate une ou plusieurs personnes physiques afin de le représenter au sein de la Commission ;
13° ) « Siéger » : participer à une réunion en tant que membre de la Commission ;
14° ) « Réunion » : la réunion qui a fait l'objet d'une convocation par la Commission ;
15° ) « Discussions » : les débats sur la compréhension des sujets ;
16° ) « Délibérations » : les débats quant au positionnement de l'organisation sur le sujet traité, sorte de « pré-décisions » mais pouvant aller jusqu'aux « décisions » si celles-ci se forment par consensus ;
17° ) « Votes » : les décisions si celles-ci sont prises en formalisant une étape spécifique avec vérification du quorum de vote.

Art. 2. Missions
Pas de disposition complémentaire aux règles décrétales et/ou réglementaires applicables.

Art. 3. Siège
Le siège de la Commission est fixé au siège du CESE Wallonie (rue du Vertbois, 13c à 4000 LIEGE).

Art. 4. Correspondance
Toute correspondance relative à la Commission CISP et à ses activités, en ce compris les courriers électroniques, doit être transmise à l'adresse de son siège (Commission CISP- CESE Wallonie, rue du Vertbois 13c à 4000 LIEGE - cisp@cesewallonie.be).

Art. 5. Composition de la Commission
Les membres qui représentent une organisation sont mandatés par celle-ci et ne participent pas en leur nom propre.

Art. 6. Désignation des membres
Dans l'esprit des dispositions communes du décret du 6 novembre 2008 pour les organismes en matière d'emploi et de formation, les membres sont désignés par le Gouvernement.

Art. 7. Désignation du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e)
Sur proposition du CESE Wallonie, le Gouvernement désigne un(e) Président(e) et un(e) Vice- Président(e) parmi les membres effectifs.

Art. 8. Durée des mandats des membres, remplacement et renouvellement
Dans les cas suivants, le mandat d'un membre prend fin avant le terme fixé :
1° ) en cas de démission du membre, en ce compris pour le cas où le membre est réputé démissionnaire en application de l'article 3, § 1^er, 13°, du décret du 6 novembre 2008 ;
2° ) lorsque l'organisation qui a mandaté un membre demande son remplacement ;
3° ) lorsqu'un membre perd la qualité qui justifiait son mandat ; 4° ) en cas de décès.
Lorsqu'un des cas précités se présente, le membre concerné n'est plus convoqué aux réunions, n'a plus accès aux documents et n'est plus comptabilisé pour le calcul du quorum de présence.
Néanmoins, dès que l'organisation concernée communique à la Commission, le nom de la personne qui a été proposée au Gouvernement comme remplaçant, le membre pressenti, dans l'attente de sa désignation effective, est déjà invité à participer aux réunions, sans voix délibérative et sans pouvoir être comptabilisé dans le quorum de présence, et a accès aux documents sur la plateforme électronique.
En cas de mandat vacant, le Secrétariat travaille en collaboration avec l'organisation concernée et le cabinet ministériel dont relève la Commission afin que le remplacement du membre concerné soit, dans les meilleurs délais, réalisé par le Gouvernement, conformément aux dispositions du décret et de l'arrêté.
Au moins trois mois avant la fin du mandat de cinq ans, le Secrétariat se charge d'effectuer la publicité nécessaire pour les appels à candidatures et il transmet les candidatures au Ministre, de manière groupée, avec un tableau de synthèse.

Art. 9. Membre réputé démissionnaire
Outre les cas visés à l'article 3, § 1^er, 13°, du décret du 6 novembre 2008, est réputé démissionnaire, le membre qui fait l'objet d'une condamnation pénale prononcée pour un délit ou un crime et coulée en force de chose jugée.
En outre, avant de procéder à l'application stricte de l'article 3, § 1^er, 13°, du décret du 6 novembre 2008, le secrétariat de la Commission envoie un courriel à l'organisation représentée afin de signaler les absences répétées du membre concerné et, le cas échéant, de proposer son remplacement.
Un membre est considéré comme excusé d'office si ce dernier est en mesure d'invoquer un cas de force majeure, c'est-à-dire une situation extérieure, imprévisible et insurmontable qui l'empêche d'assister à la réunion.
En tout état de cause, pour identifier la proportion d'absences aux réunions, il n'est pas tenu compte :
- des réunions organisées suite à une reconvocation après une réunion lors de laquelle le quorum de présence n'était pas atteint ;
- des réunions des groupes de travail ;
- des réunions organisées dans le seul but d'informer les membres ;
- des délibérations électroniques.
Le Secrétariat est chargé de tenir un registre des absences.

Art. 10. Rôle du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e)
Pour l'ensemble des activités de la Commission, le/la Président(e) est le/la gardien(ne) des missions attribuées à la Commission, et il assure la bonne application des mesures transversales du décret du 6 novembre 2008 et des dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de l'organisme (que ces dispositions soient inscrites dans un décret, un arrêté ou dans le règlement d'ordre intérieur).
A cet effet, le/la Président(e) est chargé(e) :
- de convoquer les réunions ;
- de fixer, en concertation avec le Secrétariat, l'ordre du jour ;
- d'ouvrir, de suspendre, de clore les réunions et de diriger les débats en toute neutralité, tout en gardant sa qualité de membre et donc son droit de s'exprimer ;
- de prendre les dispositions qu'appellent les cas exceptionnels et urgents, après avoir consulté les membres de la Commission ;
- de signer tous les courriers et les avis.
Le/La Président(e) peut déléguer sa signature au/à la Vice-Président(e) ainsi qu'à un membre du Secrétariat.
En cas d'absence du/de la Président(e), le/la Vice-Président(e) assure son remplacement.
En cas d'absence du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e), la présidence est assurée par le doyen d'âge.

Art. 11. Secrétariat
Le Secrétariat remplit toutes les missions qui lui sont confiées par les dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de la Commission.
Entre autres, le Secrétariat est chargé :
- de préparer les réunions, les ordres du jour et les convocations ;
- de transmettre les convocations aux membres ;
- d'assurer la collecte de la documentation et des informations utiles aux travaux, et de prendre tout contact nécessaire au bon déroulement des travaux ;
- d'assurer le suivi des décisions ;
- d'assurer la rédaction des procès-verbaux, avis et autres documents ;
- moyennant délégation du/de la Président(e), de signer les documents (convocations, courriers, etc.) ;
- de conserver les archives de la Commission ;
- de consigner les présences et absences des membres dans un registre ;
- de rédiger le projet de rapport d'activités de la Commission ;
- de gérer la correspondance ;
- de convoquer les centres pour les auditions ;
- d'inviter les experts et techniciens extérieurs ;
- le cas échéant, de vérifier la complétude des dossiers et de solliciter, si nécessaire, les pièces manquantes auprès des personnes ou autorités concernées.
En ce qui concerne les travaux ainsi que les documents de travail de la Commission, un devoir de réserve et de discrétion s'impose aux membres du Secrétariat. Les règles de conflits d'intérêts visées à l'article 23 du règlement d'ordre intérieur s'appliquent aux membres du Secrétariat.

Art. 12. Collaboration avec l'Administration
Pour accomplir ses missions, la Commission collabore avec l'Administration qui réalise les tâches suivantes :
- saisir la Commission dans les cas précisés à l'article 16 du décret du 10 juillet 2013 en communiquant au Secrétariat, après les avoir instruits, les dossiers à examiner, selon les modalités de saisine inscrites aux articles 15 et 16 du règlement d'ordre intérieur ;
- vérifier que les conditions d'agrément sont remplies ;
- présenter les dossiers en séance ;
- le cas échéant, transmettre à la Commission tous les documents utiles à ses travaux (ex. :
rapports d'inspection) ;
- le cas échéant, assurer le relais entre la Commission et le Département de l'Inspection en cas de dossier problématique (ex. : demande de contrôle complémentaire) ;
- le cas échéant, assurer le relais entre la Commission et les opérateurs en cas de demande d'informations complémentaires de la part de la Commission ;
- communiquer à la Commission une copie de toute décision du Ministre pour les dossiers qui ont fait l'objet d'un avis de la Commission.

Art. 13. Lieu des réunions et visioconférences
§ 1^er. En application de l'article 3, § 1^er, 19°, du décret du 6 novembre 2008, l'ensemble des réunions organisées pour les travaux de la Commission se tiennent dans les locaux du CESE Wallonie.
Les réunions peuvent se tenir dans un autre lieu pour des raisons d'organisation pratique qui sont appréciées par le/la Président(e).
§ 2. Pour des motifs légitimes, les réunions peuvent, sur décision du/de la Président(e) se tenir par visioconférence, soit intégralement, soit de manière mixte (avec certains participants en présentiel et d'autres en distanciel).
Toute réunion à distance doit s'appuyer sur le système de visioconférence défini par le CESE Wallonie. Ce système doit satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant l'identification des membres et permettant leur participation active, grâce à une transmission de l'image des participants ou au moins de leur voix et la retransmission continue et simultanée des discussions et délibérations. Le système doit également assurer une sécurisation de l'accès aux réunions à distance (pour les membres et les autres participants éventuels) et une sécurité des informations et documents échangés.
Les réunions organisées par visioconférence peuvent être enregistrées, à condition que le consentement des participants soit obtenu avant l'enregistrement. Les enregistrements de réunions sont à usage exclusif du Secrétariat et sont détruits après l'approbation du procès-verbal relatif à la réunion concernée. Si une conservation plus longue de l'enregistrement est envisagée, cette intention doit être communiquée aux participants ainsi que les modalités d'accès aux caractéristiques de cette conservation (durée, finalités, catégories de droits qui y sont liés, etc.).
En raison de la sensibilité d'un sujet à traiter en réunion, la majorité des membres appelés à siéger peut s'opposer à l'usage de la visioconférence. Chaque membre qui souhaite manifester son opposition doit envoyer un mail en ce sens au secrétariat dans les 48 heures à compter de la réception de la convocation.
Le cas échéant, une courte visioconférence peut être organisée pour voter formellement le report de l'un ou l'autre point de l'ordre du jour à une réunion ultérieure en présentiel.

Art. 14. Périodicité et calendrier des réunions
La Commission fixe son calendrier des réunions au fur et à mesure des besoins et autant de fois que cela est nécessaire, en fonction des missions qui lui sont confiées.
Outre les réunions convoquées en raison d'une demande d'avis de l'Administration, la Commission peut également se réunir à la demande du/de la Président(e), du/de la Vice-Président(e) ou d'au moins un quart des membres.

Art. 15. Conditions de saisine
§ 1^er. Dès que l'Administration dispose d'un dossier complet sur lequel la Commission est amenée à se prononcer, en vertu de l'article 16, § 1^er, 1° à 5°, du décret du 10 juillet 2013 et de l'article 24, § 2, alinéas 2 et 3, de l'arrêté (Catégories du public/agrément/ renouvellement/suspension/retrait/refus d'un agrément ou d'une filière/transfert d'une filière/ infractions), elle le soumet pour avis à la Commission. A titre d'exception, pour les dossiers urgents, une certaine souplesse pourra être appliquée. Le dossier pourra être considéré comme complet, si les pièces manquantes ne sont pas jugées déterminantes.
§ 2. Les demandes d'avis sont transmises via le dépôt du dossier complet sur une plateforme informatique partagée par le SPW, au plus tard 10 jours calendrier avant la date de la réunion de la Commission et en notifiant simultanément le dépôt au Secrétariat par l'envoi d'un courrier électronique. A titre d'exception, pour les dossiers urgents (infractions), une certaine souplesse sera de mise, sur appréciation du Secrétariat, en accord avec le/la Président(e). La Commission est saisie le jour de la réception du courrier électronique de notification du dépôt des dossiers complets auprès du Secrétariat (cf. articles 12 et 16 du règlement d'ordre intérieur). En cas d'indisponibilité temporaire de la plateforme informatique partagée, le Secrétariat et l'Administration peuvent convenir d'autres modalités pour la transmission des données. Dans cette hypothèse, la Commission est saisie le jour de la réception des dossiers complets, hormis dans les cas d'urgence évoqués ci-dessus.
Lorsque le dossier de demande d'avis est incomplet, le Secrétariat sollicite les pièces manquantes auprès de l'Administration et l'informe que les délais de remise d'avis de la Commission ne débutent qu'à la date de la réception de ces pièces par le Secrétariat de la Commission.
§ 3. Par ailleurs, la Commission peut examiner des thématiques spécifiques qui lui paraissent pertinentes pour mener à bien ses missions, et ce, notamment, pour renforcer l'expertise de ses membres ou pour demander à l'Administration des informations complémentaires éventuelles.

Art. 16. Délai de remise d'avis
En cas d'audition, la demande motivée de la Commission en vue d'obtenir une prolongation du délai de remise d'avis, évoquée aux articles 24, § 2, alinéa 4 et 26, § 2, alinéa 2, de l'arrêté, est adressée à l'Administration, soit en réunion auquel cas la réponse est actée dans le procès-verbal, soit par l'envoi d'un courrier électronique auquel est attaché un accusé de lecture. Dans ce dernier cas, le courriel précité mentionne expressément le fait que la demande sera considérée comme acceptée en cas d'absence de réponse endéans les deux jours ouvrables à partir de la date de l'accusé.
Pour l'application de l'article 24, § 2, alinéa 2 et de l'article 26, § 3, alinéa 2 de l'arrêté, il y a lieu de considérer que la Commission a remis son avis lorsque celui-ci a été transmis au destinataire par courrier électronique ou via la plateforme informatique partagée par le SPW, moyennant l'envoi d'un courrier électronique mentionnant que les avis sont disponibles sur la plateforme. Les délais commencent à courir le jour de la réception du dossier de demande d'avis complet.

Art. 17. Ordre du jour
L'ordre du jour est fixé par le/la Président(e), sur proposition du Secrétariat ou, moyennant délégation, par le Secrétariat. Chaque membre, préalablement à l'envoi de la convocation, peut demander au/à la Président(e) à ce que des points particuliers soient inscrits à l'ordre du jour. Si, pour une raison de bonne gestion, notamment organisationnelle, le/la Président(e) n'inscrit pas le point demandé à l'ordre du jour, celui-ci sera alors inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante.
L'ordre du jour comporte au minimum :
- l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
- un point « Divers » destiné à de brèves communications, non sujettes à débat et qui ne doivent pas avoir fait nécessairement l'objet d'une demande préalable.
Aucun sujet étranger à l'ordre du jour ne peut être débattu, à moins qu'un motif urgent ne l'impose et moyennant l'accord du/de la Président(e).
Lorsqu'il n'y a pas suffisamment de points prévus à l'ordre du jour, le/la Président(e) peut décider d'annuler la réunion.

Art. 18. Accès aux documents pour les membres
En application de l'article 3, § 1^er, 19°, du décret du 6 novembre 2008, les documents reçus ou établis par la Commission, et disponibles en format électronique, sont accessibles à tous les membres sur la plateforme informatique partagée de la Commission.

Art. 19. Convocations
En application de l'article 3, § 1^er, 19°, du décret du 6 novembre 2008, les convocations, rédigées par le Secrétariat, mentionnent la date, l'heure et le lieu des réunions ainsi que les points inscrits à l'ordre du jour et comportent, en annexe, les documents y afférents.
Elles sont signées par le/la Président(e) de la Commission. Le/La Président(e) peut déléguer sa signature à un membre du Secrétariat de la Commission.
Les convocations sont envoyées par courrier électronique aux membres concernés par les réunions visées, au moins sept jours calendrier avant les réunions et les documents annexes sont accessibles sur la plateforme informatique partagée de la Commission. Par exception, si l'urgence le justifie, la convocation à une réunion peut être envoyée dans un délai plus court et ses annexes peuvent, exceptionnellement, être distribuées aux membres en réunion.

Art. 20. Invitations d'experts
Les personnes invitées par la Commission (Ministres, représentants de Cabinets ministériels, membres de l'Administration, membres du Département de l'inspection, experts) sont contactées par le Secrétariat en fonction des dossiers mis à l'ordre du jour.
Lorsqu'il est pertinent, pour les travaux futurs de la Commission, qu'il assite à l'exposé d'un intervenant extérieur concernant une thématique d'intérêt général ou un dossier qui comporte un intérêt spécifique, un membre suppléant peut également être invité par la Commission malgré la présence de son membre effectif.
Les personnes qui sont invitées à une réunion de la Commission sur base de l'un des paragraphes précédents participent uniquement à la présentation du point de l'ordre du jour pour lequel ils ont été invités et aux discussions qui en découlent. En tout état de cause, ils ne participent ni aux délibérations ni aux votes.
Lorsqu'une réunion est organisée en présentiel, le/la Président(e) peut décider d'inviter l'expert à se joindre à eux par visioconférence.

Art. 21. Auditions
Dans le cas des auditions, le centre dûment mandaté est informé au moins quinze jours calendrier avant l'audition de la date de celle-ci et des raisons qui la motivent. Dans les cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées, ce délai de convocation peut être réduit, tout en respectant un délai raisonnable eu égard notamment à l'objet de l'audition.
Dans tous les cas, le centre sera informé des points qui feront l'objet de l'audition. En cas de procédure de suspension ou de retrait d'agrément, le centre aura préalablement reçu, de la part de l'Administration, le courrier d'avertissement évoqué à l'article 28, § 2, alinéa 2, de l'arrêté, ainsi que les documents utiles. En cas de procédure d'agrément ou de renouvellement d'agrément, le courrier de convocation à l'audition précisera les points sur lesquels la Commission souhaite entendre le centre, ceux-ci pouvant, le cas échéant, être davantage explicités dans un document annexe établi par l'Administration.
Les auditions peuvent se dérouler en présentiel ou par visioconférence (avec, éventuellement, certains participants en présentiel et d'autres en distanciel). La décision de recourir à l'une ou l'autre forme de réunion sera appréciée par la Commission, en tenant compte, s'il échet, de la volonté expresse, formulée par écrit, de la personne auditionnée de tenir la réunion exclusivement en présentiel.

Art. 22. Participation aux réunions
S'il s'avère qu'il ne pourra être présent à la réunion, le membre effectif est tenu de prévenir son suppléant afin que ce dernier puisse siéger en son absence, avec information au Secrétariat si nécessaire.
En début de réunion, le/la Président(e) fait le point sur le nombre de présences, au regard des règles de quorum.
Sans préjudice de l'alinéa 1^er du présent article, la Commission peut décider d'inviter un membre suppléant à participer à une réunion malgré la présence de son membre effectif, eu égard à la nécessité d'assurer la bonne continuité des travaux et de garantir l'expertise requise pour certains dossiers spécifiques :
- lorsqu'il a instruit un des dossiers inscrits à l'ordre du jour. Cela peut concerner le membre suppléant représentant l'Administration ;
- lorsqu'il a participé au groupe de travail qui a préparé un point de l'ordre du jour ;
- lorsqu'il peut apporter une expertise particulière utile pour le dossier ;
- lorsqu'il est pertinent qu'il assiste à l'exposé d'une thématique d'intérêt général ou d'un dossier qui comporte un intérêt spécifique pour des travaux futurs de la Commission.
Dans ces cas-là, le suppléant qui participe aux travaux en présence de son effectif n'a pas le droit de vote.
Les membres participant à la réunion par visioconférence conformément à l'article 13 du règlement d'ordre intérieur, sont réputés présents pour le calcul des quorums de présence et de vote.
Dans le cadre des groupes de travail constitués au Titre 4 du présent règlement d'ordre intérieur, les membres effectifs et les membres suppléants sont invités à participer aux discussions, sans distinction liée à leur titre au sein du binôme constitué, dans l'arrêté fixant la composition, du membre effectif et du membre suppléant.

Art. 23. Conflits d'intérêts
L'interdiction relative aux conflits d'intérêts prévue à l'article 3, § 1^er, 11°, du décret du 6 novembre 2008 s'applique au stade du vote ainsi que lors des débats préalables.
Les intérêts patrimoniaux ou personnels susceptibles de porter atteinte à l'indépendance et l'impartialité de jugement d'un membre sont ceux qui apparaitraient, soit directement dans son chef ou en tant que chargé d'affaires (« intérêts directs »), soit par l'intermédiaire d'un parent ou allié jusqu'au quatrième degré inclusivement, voire même d'une personne de son entourage proche avec laquelle il entretiendrait des liens privilégiés (« intérêts indirects »).
Lors de l'examen de chaque dossier soumis à la Commission, en cas de risque de conflit d'intérêts soulevé par le membre visé lui-même ou par un autre membre, la Commission décide s'il y a lieu que le membre se retire pour l'intégralité de la procédure liée à ce dossier, en ce compris les discussions, délibérations et votes. Si tel est le cas, le retrait est acté au procès-verbal.
A tout moment, si apparaissent des indices sérieux de risques pour l'impartialité et l'indépendance de jugement d'un membre, le/la Président(e), ou le Secrétariat le cas échéant, sollicite une déclaration d'intérêts de la part du membre concerné qui fasse état des différentes fonctions ainsi que des situations (directes ou indirectes) qui sont susceptibles d'être liées aux activités de la Commission et de préjudicier à son impartialité et/ou son indépendance.

Art. 24. Quorum de présence
Quand le quorum de présence n'est pas atteint en début de réunion ou n'est plus atteint en cours de réunion, le/la Président(e) ou son remplaçant en fait la constatation et prend l'une des décisions suivantes :
1° ) Soit il décide de lever la séance. Une nouvelle réunion est alors convoquée en appliquant les règles de l'article 3, § 1^er, 15°, du décret du 6 novembre 2008.
Pour l'application de l'article 3, § 1^er, 15°, du décret du 6 novembre 2008, il y a lieu de considérer que le délai laissé avant la tenue de cette seconde réunion doit être de maximum dix jours après la première réunion, sauf pour les procédures d'urgence dûment motivée où le délai ne peut dépasser cinq jours ;
2° ) Soit, le/la Président(e) décide que la Commission continue à siéger traitant tout ou partie de l'ordre du jour et que, dans ce cas, les décisions projetées sont :
- soit mises à l'ordre du jour d'une nouvelle réunion organisée suivant les règles inscrites au 1° ) du présent alinéa ;
- soit soumises, dans les meilleurs délais, aux membres pour être avalisées, sans condition de quorum, suivant la « procédure de finalisation par voie électronique » décrite à l'article 29 du règlement d'ordre intérieur. Cette alternative n'est toutefois pas autorisée en cas d'audition d'un opérateur dans le cadre d'une procédure de suspension ou de retrait d'agrément.

Art. 25. Décisions et modalités de vote
Les décisions se prennent autant que possible par consensus. A défaut, il est procédé au vote.
Pour l'application du quorum de vote fixé à l'article 3, § 1^er, 14°, du décret du 6 novembre 2008, chaque membre effectif dispose d'une voix. En cas d'absence ou d'empêchement d'un membre effectif, son suppléant dispose de sa voix. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum de vote (ni pour le chiffre de la majorité à atteindre ni pour les suffrages exprimés à comptabiliser).
Le vote par procuration n'est pas admis. Toutefois, les opinions des membres absents, si elles sont préalablement transmises de manière synthétique par écrit au Secrétariat, sont portées à la connaissance des autres membres avant le vote pour éclairer les discussions et les délibérations.
Le vote s'effectue à main levée. Le scrutin secret est d'application d'office lorsqu'il porte sur des questions de personnes ou si la moitié des membres présents ayant voix délibérative le demande.

Art. 26. Adoption et transmission des avis
§ 1^er. Dans tous les cas, la Commission a l'obligation de motiver ses avis.
Les avis sont rendus au nom de la Commission. Le cas échéant, les opinions divergentes sont exprimées au nom des organisations que les membres représentent et non directement au nom des membres de manière nominative.
§ 2. La Commission s'efforce de remettre des avis unanimes. Néanmoins, en cas de divergence, il sera procédé au vote selon les modalités décrites à l'article 25 du règlement d'ordre intérieur.
La Commission mentionnera les différents points de vue des organisations dans le corps de l'avis et reprendra, dans la conclusion de l'avis, les votes émis par chaque organisation afin d'en dégager le point de vue majoritaire. En cas d'égalité des voix, l'avis est formulé sous forme de rapport exprimant les différents points de vue.
En cas de mention d'opinion(s) divergente(s) qui nécessite la transmission d'une contribution écrite par la (ou les) organisations concernée(s), celle-ci, rédigée de manière synthétique, est transmise au Secrétariat endéans les 24 heures suivant la fin de la réunion, sauf si les délais de décision imposent un dépôt en réunion.
§ 3. En cas d'urgence, et tenant compte des missions et du fonctionnement de la Commission ainsi que de l'organisation générale de ses travaux, tout avis peut être adopté définitivement à l'issue d'une procédure électronique tel que prévu à l'article 29 du règlement d'ordre intérieur, voire être approuvé séance tenante.
Une ratification électronique du texte de l'avis adopté en réunion peut aussi être effectuée, selon les règles précisées à l'article 29, alinéa 1^er, 1° du règlement d'ordre intérieur.
§ 4. Dès qu'ils sont adoptés définitivement par la Commission, les avis sont transmis par le Secrétariat de la Commission à l'Administration via la plateforme électronique partagée par le SPW. Le Secrétariat notifie simultanément le dépôt par courrier électronique, et ce, dans un délai qui respecte les modalités inscrites à l'article 16 du règlement d'ordre intérieur.

Art. 27. Suspension de séance
S'il le juge nécessaire, le/la Président(e) accorde une suspension de séance.
L'utilisation éventuelle d'un système de visioconférence ne fait pas obstacle à une possible suspension de séance.

Art. 28. Procès-verbal
Chaque réunion fait l'objet d'un projet de procès-verbal rédigé par le Secrétariat et soumis à l'approbation des membres au cours de la réunion suivante de la Commission.
Le procès-verbal est de type synthétique, c'est-à-dire qu'il relate principalement les décisions prises en faisant mention de l'existence des votes et des différents avis. Un membre peut demander qu'une ou plusieurs de ses interventions y soi(en)t actée(s). S'il échet, l'utilisation d'un système de visioconférence doit être mentionnée dans le procès-verbal de la réunion, de même que la survenance éventuelle de tout incident technique perturbant le fonctionnement, y compris l'impossibilité pour un membre de prendre part au vote en raison du dysfonctionnement.
Une liste de présence est dressée pour chaque réunion de la Commission et signée par tous les membres présents. Chaque procès-verbal reprend une liste des personnes présentes et excusées. Il mentionne aussi les noms et qualités des personnes invitées lors de l'examen de certains points de l'ordre du jour. Lorsque la réunion a lieu par visioconférence ou que l'un ou l'autre de ses membres y participe par visioconférence conformément à l'article 13 du règlement d'ordre intérieur, les présences sont actées par le Secrétariat qui mentionne le nom du ou des membres y ayant pris part par voie de visioconférence.
Les procès-verbaux approuvés sont mis à disposition des membres de la Commission, effectifs et suppléants.
Les personnes invitées peuvent consulter, sur base d'une demande en ce sens formulée au Secrétariat, les extraits de procès-verbaux qui les concernent et auxquelles elles ont assisté.
Dans les cas d'urgence dûment motivée, les procès-verbaux peuvent être, pour tout ou partie, approuvés séance tenante.

Art. 29. Procédures électroniques d'adoption d'avis
Les avis de la Commission peuvent être adoptés par voie électronique dans deux hypothèses distinctes :
1° ) D'une part, il est possible de réaliser une « procédure de finalisation par voie électronique » des avis discutés en séance lorsque le quorum de présence n'a pas été atteint, à l'exception de certaines procédures avec audition (cf. article 24 du règlement d'ordre intérieur).
Dans ce cas, la position des membres (accord ou non) et les éventuelles remarques de forme doivent être signifiée dans un délai fixé par le/la Président(e). En cas d'absence de réaction des membres endéans le délai imparti, la proposition soumise par le Secrétariat est supposée acceptée sans réserve. En cas de remarques sur les propositions de décisions communiquées, en fonction du caractère divergent, novateur ou surabondant, le/la Président(e) décide, sur proposition du Secrétariat, et tenant compte des délais de remise d'avis, s'il y a lieu de rendre un avis majoritaire sur le dossier sous la forme définie à l'article 26, § 2, du règlement d'ordre intérieur ou si celui-ci doit être reporté à une réunion ultérieure ;
2° ) D'autre part, l'avis de la Commission peut être remis selon une « procédure écrite entièrement électronique » entre les membres en cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées (cf. article 3, § 1^er, 17°, du décret du 6 novembre 2008).
En cas d'application d'une procédure entièrement électronique pour l'adoption d'un avis, le Secrétariat, en accord avec le/la Président(e), transmet la demande d'avis et les documents y afférents par courrier électronique aux membres de la Commission qui lui envoient leurs observations dans un délai fixé par le/la Président(e) et de minimum trois jours calendrier. Le Secrétariat adresse ensuite un projet d'avis par courrier électronique aux membres de la Commission. Les membres communiquent leurs remarques au Secrétariat qui les intègre dans le texte. En cas de divergences entre les membres, le Secrétariat envoie un ultime projet de l'avis, rédigé selon les modalités définies à l'article 26, § 2, du règlement d'ordre intérieur.
Ces différentes tâches sont menées dans des délais modulables et de manière à respecter le délai total prescrit. L'avis adopté doit préciser qu'il a été rendu sur base des modalités électroniques inscrites dans le présent article. La transmission de l'avis adopté par procédure entièrement électronique est ensuite effectuée sur base des règles inscrites à l'article 26, § 4, du règlement d'ordre intérieur.

Art. 30. Travaux conjoints
Lorsqu'un dossier ou une problématique concerne plusieurs instances dont le Secrétariat est assuré par le CESE Wallonie, ces instances mettent tout en oeuvre pour réaliser leur travail de manière coordonnée et favoriser les synergies.

Art. 31. Création d'un groupe de travail
La Commission peut constituer des groupes de travail dont elle fixe les objectifs et auxquels elle peut soumettre l'examen d'une question particulière.

Art. 32. Missions, réunions et suivi des travaux
L'existence d'un groupe de travail est limitée à l'examen de la ou des questions pour la(les)quelle(s) il a été créé. A l'issue de sa mission, le groupe de travail est dissout de plein droit.
Les règles de fonctionnement définies dans les dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de l'organisme (que ces dispositions soient inscrites dans un décret, un arrêté ou dans le règlement d'ordre intérieur) sont d'application pour les travaux des groupes de travail, sauf disposition spécifique prévue dans le présent Titre ou établie expressément lors de la constitution d'un groupe de travail.
L'ordre du jour porte essentiellement sur l'examen de la question particulière confiée au groupe de travail.
Le groupe de travail se réunit quel que soit le nombre de membres présents.
Le groupe de travail rend compte des résultats de ses travaux à la Commission, dans un bref rapport exprimant les différents points de vue émis. Si un membre de la Commission communique des éléments de nature à remettre en cause le fondement du rapport établi, celui-ci est réexaminé par le groupe de travail à la lumière de ces éléments nouveaux.

Art. 33. Composition
Le groupe de travail est constitué par voie d'appel à candidatures auprès des membres effectifs et suppléants de la structure qui l'a institué.

Art. 34. Présidence
Le groupe de travail est présidé par tout membre effectif ou suppléant élu à la majorité simple des membres ayant voix délibérative présents à la réunion constitutive du groupe de travail ou, le cas échéant, lors de la première réunion du groupe de travail.
Un(e) vice-président(e) peut également être élu selon les mêmes modalités.
 

Art. 35. Confidentialité
§ 1^er. Les réunions de la Commission ainsi que des groupes de travail ne sont pas publiques. Tout participant à une réunion par visioconférence s'engage à s'assurer qu'aucune personne dans son environnement ne soit présente ou ne serait susceptible d'entendre ou de voir les débats conduits au cours de cette réunion.
Les membres et les personnes qui assistent à quelque titre que ce soit à l'une de ces réunions sont tenus à une stricte obligation de confidentialité et à un devoir de réserve par rapport aux documents de travail de la Commission (établis par elle ou qui lui sont soumis) et aux documents à caractère confidentiel et/ou personnel qui leur sont communiqués ou rendus accessibles. Ils sont également tenus au secret des votes et des délibérations.
Les membres sont cependant autorisés à communiquer au sein de l'organisation qu'ils représentent à des fins de consultation, à condition que cette démarche relève de l'intérêt de la Commission et/ou de l'organisation dans le cadre du mandat attribué. Dans ces cas-là, les membres sont tenus responsables du respect de la clause de confidentialité par les personnes à qui ils communiquent des informations ou des documents.
§ 2. Les membres sont également tenus de ne pas divulguer les coordonnées des membres de la Commission. Seul le Secrétariat est habilité à communiquer ces coordonnées en dehors de l'organe concerné, moyennant accord exprès du/de la Président(e) et uniquement si la transmission de ces données est nécessaire pour l'accomplissement de ses missions par la Commission, dans le respect du « RGPD » (1)
De manière générale, les données à caractère personnel des membres dont dispose le Secrétariat et le CESE Wallonie sont soumises à la « Déclaration de protection des données pour les membres du CESE Wallonie et des organismes consultatifs "qui y ont leur siège" », qui est communiquée aux membres et consultable sur la plateforme informatique partagée de la Commission.

(1) RGPD = Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

Art. 36. Publicité des documents
Le règlement d'ordre intérieur ainsi que les rapports d'activités de la Commission sont publics et rendus disponibles sur le site Internet du CESE Wallonie.
En revanche, ne sont en principe pas divulgués, sauf pour consultation interne au sein des composantes de la Commission :
- les dossiers soumis pour avis à la Commission, les avis et les rapports d'inspection ou tout autre document concernant le centre car il s'agit de documents reposant sur des données à caractère personnel ou liées à des secrets commerciaux ou industriels ; et
- les documents de travail ainsi que les procès-verbaux élaborés après les réunions de la Commission car il s'agit de documents internes relayant, entre autres, des délibérations qui doivent rester confidentielles.
Par dérogation au principe énoncé à l'alinéa 2 du présent article, l'avis de la Commission concernant le dossier d'un centre est joint, par extrait le cas échéant, à la décision prise par le/la Ministre sur ce dossier et qui est notifiée au centre concerné.
Par dérogation au principe énoncé à l'alinéa 2 du présent article, une demande d'accès à un procès- verbal doit aboutir à une diffusion de celui-ci (fusse-t-elle partielle) si la balance des intérêts en présence, examinée au regard du cas concret en cause conclut à privilégier l'intérêt public servi par la divulgation par rapport à l'intérêt servi par le refus de divulguer. Les demandes d'accès qui sont adressées à la Commission sont traitées par le Secrétariat qui, conformément aux règles applicables à la publicité de l'Administration, examine la balance des intérêts en présence avec, le cas échéant, s'il le juge nécessaire au regard de la spécificité de cas soumis, l'avis du/de la Président(e) et/ou des membres de la Commission.
Cette clarification de la procédure interne ne préjuge en rien des demandes d'accès qui pourraient être formulées directement auprès de l'Administration ou d'autres autorités soumises également aux obligations de publicité administrative.

Art. 37. Rapport d'activités
Un projet de rapport d'activités annuel est rédigé par le Secrétariat, approuvé par la Commission.
Le rapport d'activités approuvé est consultable sur le site Internet du CESE Wallonie et transmis sur simple demande.

Art. 38. Communications extérieures
La communication externe de la Commission s'appuiera sur le Service Communication du CESE Wallonie, sa méthodologie et les outils mis à disposition : publications, site internet, réseaux sociaux, événements, etc.
Le/La Président(e) délègue au Secrétariat l'opérationnalisation des actions de communication : rédaction des synthèses d'avis et articles pour les différents supports (publications, site internet, réseaux sociaux...) ; organisation pratique des événements ; etc.
Lorsqu'il s'exprime vis-à-vis de l`extérieur au nom de la Commission, que ce soit oralement ou par écrit, le/la Président(e) veille à exprimer les positions défendues collégialement par les membres au sein de la structure.
 

Art. 39. Budget
La gestion budgétaire de la Commission est à charge du CESE Wallonie sur base du financement accordé par la Région wallonne.
 

Art. 40. Adoption du règlement d'ordre intérieur
En vue de l'adoption par la Commission, le Secrétariat élabore un projet de règlement d'ordre intérieur.

Art. 41. Entrée en vigueur du règlement d'ordre intérieur
En l'absence d'une règle spécifique dans la décision d'approbation, le règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le dixième jour qui suit son approbation par le Gouvernement sachant que l'approbation est notifiée au Secrétariat de la Commission avant l'écoulement de ce délai.

Art. 42. Modifications du règlement d'ordre intérieur
Le règlement d'ordre intérieur peut être modifié chaque fois que cela semble nécessaire à des fins d'un meilleur fonctionnement de la Commission. Sur demande d'un membre, le point est porté à l'ordre du jour de la réunion de la Commission la plus proche, suivant les modalités de l'article 17 du règlement d'ordre intérieur.
Les modifications du règlement d'ordre intérieur sont soumises aux mêmes modalités d'élaboration et d'entrée en vigueur que l'adoption initiale.