Le présent arrêté règle, en partie, des matières visées à l'article 127, § 1 ^er, de la Constitution, en application de l'article 138 de celle-ci.

Pour l'application du présent arrêté, l'on entend par :

1° le Ministre : le Ministre qui a l'Emploi et la Formation dans ses attributions;

2° l'Administration : le Département de l'Emploi et de la Formation professionnelle du Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche;

3° le Forem : l'Office wallon de la formation professionnelle et de l'emploi;

4° l'Inspection : le Département de l'Inspection du Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche;

5° le bénéficiaire : le bénéficiaire de la subvention.

Dans le cadre de subventions versées en vertu du décret du 10 juillet 2013 relatif aux centres d'insertion socioprofessionnelle, l'Administration visée à l'alinéa 1 ^er, 2°, est le Forem.

Le Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche est responsable du traitement au sens de l'article 4, 7), du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement europeéen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des donneées à caracteère personnel et à la libre circulation de ces donneées, et abrogeant la Directive 95/46/CE pour les traitements des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour la mise en oeuvre des dispositions du présent arrêté.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, dans le cadre de subventions versées en vertu du décret du 10 juillet 2013 relatif aux centres d'insertion socioprofessionnelle, les responsables du traitement sont, chacun pour ce qui le concerne, Le Service public de Wallonie Economie, Emploi et Recherche et le Forem pour les traitements des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour la mise en oeuvre des dispositions du présent arrêté et qu'ils gèrent respectivement.

Le bénéficiaire s'adresse au responsable du traitement pour exercer ses droits prévus aux articles 12 à 22 du Règlement (UE) 2016/679 précité.

Sans préjudice de la conservation nécessaire pour le traitement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques visé à l'article 89 du Règlement (UE) 2016/679 précité, et conformément à l'article 5.1, e), du Règlement (UE) 2016/679 précité, l'Administration et l'Inspection conservent les données à caractère personnel relatives à une subvention durant une période de dix ans à partir du 1 ^er janvier de l'année qui suit celle de la clôture définitive de l'exercice budgétaire et comptable dont relève la subvention.

La durée de conservation visée à l'alinéa 1 ^er est suspendue en cas d'action judiciaire ou administrative jusqu'à ce que les voies de recours soient éteintes.

Le bénéficiaire :

1° respecte les dispositions du Code de droit économique en matière de comptabilité et, notamment, de l'arrêté royal du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique, notamment en organisant une comptabilité qui est appropriée à la nature et à l'étendue de ses activités et conforme aux dispositions légales particulières qui le concerne;

2° prévoit l'inscription sans retard de l'ensemble de ses opérations, de manière fidèle et complète, par ordre de dates et appuyée par une pièce justificative datée, numérotée et lisible;

3° intègre un système de comptes distincts pour chacune de ses activités dans le cas où il poursuit des activités distinctes;

4° garantit la conservation des pièces comptables pendant une durée conforme aux dispositions légales particulières qui le concerne;

5° respecte la réglementation en matière de marchés publics;

6° respecte la réglementation en matière d'aides d'Etat;

7° respecte les principes de bonne gestion financière, notamment d'économie et de rapport entre coût et efficacité;

8° respecte les réglementations générales et spécifiques qui organisent la subvention ou les subventions dont il bénéficie;

9° garantit l'absence de tout conflit d'intérêt;

10° garantit l'absence de tout double subventionnement, public ou privé.

Tout bien financé, en tout ou partie, par les pouvoirs publics ne peut faire l'objet d'une donation, d'une vente, d'un bail emphytéotique ou d'une mise à disposition sans l'accord préalable du Ministre, qui peut en définir les limites et conditions.

La charge de la preuve du respect des dispositions des articles 5, 7 et 8, de l'article 9, alinéa 1 ^er et des articles 12, 16, 20 et 21 incombe au bénéficiaire.

Le bénéficiaire est responsable de la mise en oeuvre des procédures permettant de vérifier qu'il respecte les règles visées à l'alinéa 1 ^er.

En cas de contrôle, il appartient au bénéficiaire de démontrer qu'il a mis en oeuvre de telles procédures et qu'il assume le contrôle du respect de ces procédures par ses employés.

En cas de non-respect d'un ou de plusieurs principes prévus à l'alinéa 1 ^er, l'Administration exige le remboursement de tout ou partie de la subvention concernée.

Sont exclusivement admises à charge de la subvention, les dépenses :

1° qui ont un lien direct avec l'action pour laquelle la subvention est octroyée;

2° qui n'excèdent pas les coûts réels engendrés par l'action subventionnée;

3° dont a été déduite toute récupération, en lien avec l'action subventionnée;

4° qui se rapportent à la période couverte par la subvention;

5° qui ont fait ou feront l'objet d'un paiement par le bénéficiaire.

Les dépenses prises en charge dans le cadre de la subvention portent sur des frais :

1° de personnel;

2° de prestations externes;

3° de fonctionnement;

4° d'investissement, au prorata du montant correspondant à la valeur de l'amortissement annuel établi conformément à la législation fiscale, sauf justification acceptée par l'Administration d'une durée de vie inférieure.

Pour chacune des catégories visées à l'alinéa 1 ^er, les dépenses éligibles sont décrites de façon limitative au Titre 3 du présent arrêté.

Toute dépense à caractère exceptionnel ne pourra éventuellement être prise en charge que moyennant un accord préalable de l'Administration.

Toute demande d'accord préalable en lien avec une dépense est introduite au minimum un mois avant l'engagement de la dépense. Sans décision de l'Administration dans les trente jours, la dépense est réputée approuvée.

Lorsque le bénéficiaire mène plusieurs actions, il détermine pour chacune d'entre elles, selon une méthode de calcul répondant à des critères objectifs et dûment justifiés, le pourcentage d'affectation :

- des frais de personnel;

- de prestations externes;

- des frais de fonctionnement selon leur nature;

- de chaque bien d'investissement.

Les critères objectifs évoqués à l'alinéa 1 ^er peuvent être précisés par le Ministre.

Les clés d'affectation sont transmises par le bénéficiaire en même temps que les documents nécessaires à la liquidation du solde de leur subventionnement.

L'Inspection vérifie la pertinence des clés d'affectation appliquées à chaque catégorie de dépense et en applique une autre qu'elle estime dûment justifiée le cas échéant.

Toute dépense doit être justifiée par une pièce.

La pièce doit être lisible entièrement, de sorte qu'apparaissent notamment les éléments suivants :

1° la date;

2° le numéro;

3° les coordonnées du fournisseur ou prestataire;

4° l'objet;

5° le montant.

Lorsqu'une pièce comptable ne comporte pas les mentions suffisantes pour prouver le lien entre la dépense et l'activité subventionnée, elle doit être accompagnée de documents probants complémentaires.

Lorsque des salaires sont présentés à la subvention, la copie du compte individuel annuel incluant les cotisations patronales et émanant d'un secrétariat social vaut comme pièce.

Le bénéficiaire établit et conserve un tableau d'amortissement global pour l'ensemble de ses biens d'investissement liés à la subvention.

Les pièces et leurs numéros comptables font l'objet d'un relevé sous la forme d'un tableau transmis à l'Administration qui respecte, s'il échet, les modalités prévues dans la réglementation spécifique qui organise la subvention.

Afin de permettre le contrôle, l'original de toute pièce justificative probante est conservé et mis à disposition de l'Administration et de l'Inspection sur simple demande.

Titre III. - Dépenses éligibles

Seuls sont éligibles :

1° la rémunération brute du membre du personnel;

2° les cotisations O.N.S.S. patronales, correspondant au montant de la rémunération brute du membre du personnel;

3° les frais de déplacement domicile-lieu de travail rendus obligatoires, dans les limites prévues par les commissions paritaires et les conventions collectives de travail du secteur concerné;

4° la quote-part patronale des chèques-repas;

5° les avantages extra-légaux prévus par les commissions paritaires et conventions collectives de travail du secteur concerné;

6° les indemnités de dédit dans la mesure où l'Administration les a préalablement autorisées sur demande motivée du bénéficiaire;

7° les frais de secrétariat social, de médecine du travail et les frais de gestion des chèques-repas;

8° les frais de formation du personnel.

Par rémunération brute du membre du personnel au sens de l'alinéa 1 ^er, 1°, on entend la rémunération fixée selon les barèmes de la commission paritaire ou de la convention collective de travail du secteur concerné, barèmes appliqués dans le respect des conditions de fonction et de qualification prévues, dont le barème mensuel a été multiplié par 13,92.

On entend par membre du personnel toute personne liée par un contrat de travail au sens de la loi du 3 juillet 1978 sur le contrat de travail.

En cas d'absence de grille barémique de la convention collective de travail intersectorielle ou de la commission paritaire, le bénéficiaire informe l'Administration de la convention collective ou de la commission paritaire à laquelle il se réfère pour déterminer les salaires. S'il ne se réfère à aucune grille barémique, les salaires mis à charge de la subvention sont ceux déterminés par la convention collective de travail 329.02 Secteur socio-culturel de la Région wallonne.

Sont exclues des conventions collectives de travail visées dans le présent article les conventions collectives de travail d'entreprise.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, 1°, est admise à charge de la subvention une majoration de vingt-cinq pour cent maximum de la rémunération brute.

Cette majoration de vingt-cinq pour cent peut être affectée à une majoration de la rémunération brute ou de tout autre avantage extra-légal, en ce compris un véhicule de fonction, prévu ou non prévu dans les commissions paritaires et conventions collectives de travail du secteur concerné.

Seuls sont éligibles :

1° la rémunération brute du membre du personnel;

2° les cotisations O.N.S.S. patronales découlant de la rémunération brute pouvant être subventionnée conformément aux alinéas 2 et 5;

3° les frais de déplacement domicile-lieu de travail prévus par une norme à portée réglementaire ou par une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise;

4° la quote-part patronale des chèques-repas;

5° les avantages extra-légaux prévus par une norme à portée réglementaire ou par une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise;

6° les indemnités de préavis dans la mesure où le ministre ou son délégué les a préalablement autorisées sur demande motivée du bénéficiaire;

7° les frais de secrétariat social ou de gestionnaire de paie, de médecine du travail, d'assurance-loi et les frais de gestion des chèques-repas;

8° les frais de formation du personnel;

9° les indemnités de télétravail.

Le plafond annuel de la rémunération brute du membre du personnel au sens de l'alinéa 1 ^er, 1°, correspond à la rémunération fixée selon les barèmes de la convention collective de travail concernée, barèmes appliqués dans le respect des conditions de fonction et de qualification prévues, dont le barème mensuel a été multiplié par 13,92.

L'on entend par membre du personnel toute personne liée par un contrat de travail au sens de la loi du 3 juillet 1978 sur le contrat de travail.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, 1°, est admise à charge de la subvention une majoration de vingt-cinq pour cent maximum de la rémunération brute.

Cette majoration de vingt-cinq pour cent peut être affectée à une majoration de la rémunération brute ou à tout autre avantage extra-légal, en ce compris un véhicule de fonction, non prévu par une norme à portée réglementaire ou une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise applicable au sein de l'entreprise.

Est exclusivement prise en charge par la subvention, toute dépense relative à une prestation de service qui remplit les conditions cumulatives suivantes :

1° apporter une réelle plus-value à l'action subventionnée ou au fonctionnement du bénéficiaire ou être indispensable à la mise en oeuvre de l'action;

2° être limitée dans le temps;

3° être détaillée en un nombre d'heures prestées et un coût horaire.

Le remboursement ou le paiement direct de tout ou partie de salaires de travailleurs mis à disposition du bénéficiaire par leur employeur effectif n'est éligible que s'il s'agit d'un cas autorisé par la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire, et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs.

Est exclusivement prise en charge par la subvention, (toute dépense, autre que celles prévues par les articles 11 et 16, effectuée pour le bénéficiaire - AGW du 16 septembre 2021, art. 13) qui remplit les conditions cumulatives suivantes :

1° apporter une réelle plus-value à l'action subventionnée ou au fonctionnement du bénéficiaire ou être indispensable à la mise en oeuvre de l'action;

2° être limitée dans le temps;

3°(comporter un détail de la prestation - AGW du 16 septembre 2021, art. 13)

Le remboursement ou le paiement direct de tout ou partie de salaires de travailleurs mis à disposition du bénéficiaire par leur employeur effectif n'est éligible que s'il s'agit d'un cas autorisé par la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire, et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs.

Est exclusivement prise en charge par la subvention, toute dépense relative à une prestation de service qui remplit les conditions cumulatives suivantes :

1° apporter une réelle plus-value à l'action subventionnée ou au fonctionnement du bénéficiaire ou être indispensable à la mise en oeuvre de l'action;

2° être limitée dans le temps;

3° être détaillée en un nombre d'heures prestées et un coût horaire.

Le remboursement ou le paiement direct de tout ou partie de salaires de travailleurs mis à disposition du bénéficiaire par leur employeur effectif n'est éligible que s'il s'agit d'un cas autorisé par la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire, et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs.

Les deux types de défraiements admis dans le cadre du volontariat sont les frais réels ou le forfait. Le bénéficiaire choisit l'un de ces types de paiement.

Le remboursement des indemnités forfaitaires ou des frais réels est admissible à concurrence des plafonds fixés par la loi.

L'indemnité pour le travail associatif visée à l'article 12 de la loi du 18 juillet 2018 relative à la relance économique et au renforcement de la cohésion sociale, est admissible à concurrence du plafond fixé par la loi précitée.

((...- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 15)

Les deux types de défraiements admis dans le cadre du volontariat sont les frais réels ou le forfait. Le bénéficiaire choisit l'un de ces types de paiement.

Le remboursement des indemnités forfaitaires ou des frais réels est admissible à concurrence des plafonds fixés par la loi.

((...- abrogé par l'AGW du 16 septembre 2021, art. 15)

Sont uniquement prises en charge dans le cadre de la subvention :

1° les indemnités kilométriques pour des frais de mission justifiés par l'action à concurrence des montants admis par le Service Public Fédéral Finances, revus annuellement au 1 ^er juillet et publiés au Moniteur belge;

2° la prime d'assurance en responsabilité civile administrateur.

Sont éligibles, à leur coût réel, les frais suivants :

1° les frais de location d'immeubles;

2° les frais d'événement de type exceptionnel, moyennant une demande préalable auprès de l'Administration. Cette demande est accompagnée d'un budget prévisionnel détaillé par poste et est introduite au minimum trois mois avant la date prévue dudit évènement;

3° les frais de location et de leasing de machines, outillages et autres équipements nécessaires à la réalisation de l'action;

4° les frais d'achat de petits matériels ou équipements, en ce inclus les smartphones, dont la valeur est inférieure à 1.000 euros H.T.V.A.;

5° les frais d'assurance;

6° les frais de carburant, d'entretien et de réparation relatifs aux véhicules;

7° les taxes légalement et effectivement supportées par le bénéficiaire;

8° les frais suivants dus aux stagiaires éligibles bénéficiant de formations subventionnées :

a) les défraiements à concurrence du montant fixé par l'arrêté du Gouvernement wallon du 8 février 2002 relatif à l'octroi de certains avantages aux stagiaires qui reçoivent une formation professionnelle et dans la mesure où ils ne sont pas pris en charge par le Forem;

b) les frais de déplacement dans la mesure où ils ne sont pas pris en charge par le Forem;

9° pour les centres d'insertion socioprofessionnelle développant des filières de formation par le travail, les achats de matériel et de matières premières.

Au sens de l'alinéa 1 ^er, 1°, on entend par frais de location d'immeubles, les frais de location, hormis les impôts, taxes et travaux incombant au bailleur en vertu de l'annexe 7 de l'arrêté du Gouvernement wallon du 28 juin 2018 fixant les modèles-type de baux, d'état des lieux d'entrée, de pacte de colocation ainsi que la liste non limitative des réparations locatives en exécution du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d'habitation et ce, quelles que soient les stipulations du contrat de bail. Ces frais comprennent les frais d'entretien des locaux, de gaz, d'électricité, d'eau et de chauffage.

Les loyers et les charges locatives sont en adéquation avec les prix en vigueur sur le marché eu égard à la situation géographique et à la superficie des biens loués. Seule la partie du loyer correspondant au prix du marché est éligible. Les loyers ou charges locatives faisant l'objet d'une refacturation de frais internes ou externes sont réputés inéligibles.

Sont admis à charge de la subvention, à concurrence d'un montant total forfaitaire correspondant à cinq pourcent du montant de la subvention, les frais de fonctionnement suivants :

1° vêtements de travail et leur entretien;

2° missions du personnel;

3° fournitures de bureau;

4° frais postaux;

5° imprimés et publications;

6° documentation;

7° connexion internet;

8° abonnements de téléphonie fixe et mobile;

9° cotisations versées à toute fédération;

10° site internet et publicités;

11° matériel promotionnel;

12° réception et représentation;

13° gestion de comptes bancaires, en ce compris les frais d'ouverture de compte;

14° frais relatifs aux stagiaires éligibles;

15° cantine.

La liste des frais de fonctionnement couverts est conservée et mise à la disposition de l'Administration et de l'Inspection sur simple demande.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, le bénéficiaire peut opter pour une déclaration de ses frais réels avec un plafond de dix pour cent de la subvention. Une fois cette option choisie, sauf dérogation accordée par l'Administration, le bénéficiaire ne pourra plus recourir au forfait pour les cinq exercices suivants.

Lorsque le bénéficiaire est non assujetti à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font T.V.A. comprise.

Lorsque le bénéficiaire est assujetti ordinaire à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font hors T.V.A.

Lorsque le bénéficiaire est assujetti mixte ou partiel à la T.V.A., les dépenses imputées au projet se font T.V.A. comprise, totalement ou partiellement au prorata de la T.V.A. non récupérable sur la dépense réalisée.

Est admis à charge de la subvention, moyennant l'accord préalable de l'Administration et aux conditions qu'elle fixe à cette occasion, le montant des amortissements et les charges financières relatifs aux acquisitions de biens immeubles, aux aménagements de structure intérieure ou extérieure, aux rénovations ou aux réparations nécessaires à l'action subventionnée.

Sont admis à charge de la subvention, au prorata de leur affectation à l'action subventionnée :

1° le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'achat de véhicules de service neufs ou d'occasion;

2° le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'achat de véhicules de fonction neufs ou d'occasion.

Concernant les véhicules de service visés à l'alinéa 1 ^er, 1°, leur utilisation fait l'objet d'un carnet de route reprenant le détail des déplacements ainsi que les missions s'y rapportant. Le kilométrage du véhicule est renseigné au début de chaque année civile. Les véhicules visés ne sont en aucun cas utilisés à des fins privées.

Concernant l'achat de véhicules de fonction visé à l'alinéa 1 ^er, 2°, le bénéficiaire déclare cet avantage de toute nature via la fiche fiscale 281 ou réclame une participation financière de son travailleur dans les frais de véhicule.

L'acquisition de véhicules d'occasion est effectuée à un prix d'achat correspondant à la valeur du marché.

Est également éligible, au prorata de l'affectation à l'action subventionnée, le montant de l'amortissement et les charges financières relatifs à l'acquisition de biens durables neufs ou d'occasion d'un montant supérieur à 1.000 euros HTVA.

L'acquisition de matériel d'occasion est effectuée à un prix d'achat correspondant à la valeur du marché.

En cas de perte, de vol ou de bris d'un bien visé à l'article 20 non couvert par une assurance ou par un tiers, le solde subsistant de dotation d'amortissement est pris en charge par la subvention. Une déclaration de vol ou de perte est établie et présentée par le bénéficiaire à la demande de l'Administration ou de l'Inspection.

§ 1 ^er. Si le résultat de l'exercice est positif, le bénéficiaire peut mettre en réserve, après avoir apuré les pertes reportées éventuelles, un bénéfice raisonnable au passif du bilan dans des fonds affectés afin de concourir à réaliser l'action subventionnée. Le solde éventuel sera déduit des plus prochains versements de la subvention.

Le bénéfice raisonnable visé à l'alinéa 1 ^er correspond à maximum trois pour cent du montant de la subvention et est égal ou inférieur au résultat de l'exercice.

Si le montant des dépenses éligibles est inférieur au montant théorique de la subvention, le solde visé à l'alinéa 1 ^er correspond au solde, déduction faite de la partie non éligible, de la subvention théorique.

§ 2. Si le résultat de l'exercice n'est pas positif, et que le montant des dépenses éligibles est inférieur au montant théorique de la subvention, par dérogation aux articles 7 et 8, le montant des dépenses éligibles est augmenté d'un montant maximum de trois pourcent de la subvention théorique et correspond à la différence entre le montant théorique de la subvention et le montant des dépenses éligibles. Ce montant est reporté à l'année N+1 et affecté à des dépenses ou mis en réserve lors de l'exercice N+1, afin de concourir à réaliser l'action subventionnée.

§ 3. Toute partie de la subvention théorique non justifiée sera déduite des plus prochains versements.

En cas de dissolution du bénéficiaire, les fonds affectés visés aux paragraphes 1 et 2 sont restitués au pouvoir subsidiant.

§ 4. Par dérogation au paragraphe 1 ^er, si le bénéficiaire prouve que son résultat d'exercice ne découle pas de l'octroi de la subvention, en tout ou partie, le solde déduit, tel que mentionné, sera proratisé à due concurrence.

Titre IV. - Dispositions transitoire et finale

Le présent arrêté entre en vigueur le 1 ^er juillet 2019.

Par dérogation à l'alinéa 1 ^er, l'entrée en vigueur de l'article 17 est fixée au 1 ^erjanvier 2020. Les dépenses reprises à l'article 17 restent donc éligibles jusqu'à la date du 1 ^er janvier 2020.

Le présent arrêté s'applique aux dépenses encourues à partir du 1 ^er juillet 2019.

Le Ministre de l'Emploi et la Formation est chargé de l'exécution du présent arrêté.